公文的语言要求有哪些

首页 > 公文写作 > 关键词:公文写作  日期:2019-06-19

公文的语言要求有哪些

公文不像文学作品那样需要较高的创造力,而一些文学造诣较高、文字功底好的作者却往往写不出符合要求的公文。究其原因,关键在于是否掌握了公文写作对语言的要求,这是写好公文的前提和基础。总体来看,公文写作的语言要求可以用以下几个词语概括,即“明白”“准确”“直接”“平实”“简练”“规范"。

公文的语言要求

一、明白

公文写出来首先得让受文XX看懂,这就要求把事情说清楚,文字表达清楚明白,文字表达不明白,公文内容就无法落实,也就达不到发文目的。

1.语言表达无歧义

文字表达清楚明白,首先要保证文字没有歧义,即一个词语只有一个明确的意思,不能有几种解释,否则就可能造成以下5种情况的出现。

★猜测某一种正确的意思:即歧义产生后,可以肯定两种解释中只有一种是正确的。例如”当时吴xx一边站着一个孩子”,就可能让人疑心有两个孩子,把“一边”改为“旁边",就能消除歧义。

★两种解释都有可能:这种情况就可能导致无法理解公文的真实意图。如“这部作品译出了原著的风格和语言的一致性”,到底是原著的风格和语言相一致?还是所译出作品的风格和语言与原著的风格和语言相一致?

★附加语引起歧义:这里所说的附加语主要是指“的"字的使用不当。如“介绍英国的一部权威著作”,可以理解为这是一部介绍英国情况的权威性书籍,也可以理解为介绍的是英国的一部书籍。

★词语搭配不当产生歧义:词语搭配不当指的是主谓宾等对象的搭配不当,如“文物、旅游业的保护与改革”,而真实的表达意图是“文物的保护与旅游业的改革”,但前面的搭配则使得意图混淆不清。

★语意表述不全产生歧义:这种情况可能会使读者完全曲解原意。如“妇女在法律上已经平等”。字面上的意思是所有妇女在法律上是平等的,但实际上是说“妇女与男子在法律上平等”,省略了部分内容,就将意图完全改变。

2.用词易懂

公文中所使用的词语让人一看就懂,才能使人明白公文的意图,不能让人无法理解,这可以从以下3个方面着手。

★选常用词:生僻词不容易让人理解,也可能不容易使用,如“建立了菌等的干部选拔制度”,“跑等”一词是越级的意思,已很少使用,用在公文上不太合适。

★不乱用词:有些词语单看并不难懂,但乱拼乱凑就容易产生歧义,如“我们不安于这种不合理的幻觉统治”。“幻觉”易懂,“统治"易懂,但“幻觉统治”却让人感到莫名其妙。

★不生造词:公文必须是通用规范的语言,生造词语必然导致词义不清,语意不明,让人不易理解或无法理解。如某个函件中的内容为“雅启亲驾,散舍馈光”,这种生造词语不仅十分生硬、别扭,而且人们只能根据字面猜测其意,无法理解真实的意图。

公文的语言要求

二、准确

这里所说的准确是语言表达准确,是建立在不产生歧义、容易理解的前提下,要求用词恰当而准确。要尽量做到,除了这个词,任何其他词对这个事物的表达都不能这样确切、圆满,恰到好处。

1.分清词性

要做到用词准确,首先要分清词性,如动词、名词、形容词等,避免误用。具体到公文写作而言,主要应注意以下6点。

★名词不可误作动词:如“改善孩子们读书、写字、算术的环境”。“算术”是名词,这里误作为动词使用,如“让孩子面包”一样,缺少相应的动作。在“算术”前面加一个“做”字即可解决问题。

★动词不可误作形容词:如“在对外开放过程中,沿海和内地是分别的”。“分别”是动词,这里误作为形容词使用,不知道是想说明沿海和内地是有区别的,还是想说明沿海和内地分别怎么样,如果是前者,在“分别”前面加上“有”字即可解决问题。

★形容词不可误作动词:如“没有明确到病根”,“明确”是形容词,这里误作为动词使用,导致语句不通顺,解决此问题,只需在“明确"后面加上一个真正的动词“认识”即可。

名词不可误作形容词:如“他工作很模范”。“模范”是名词,这里误作形容词使用,将其改换为一个形容词就能解决此问题,如将“模范”改为“敬业”。

写作技巧

为保证语句意图不变,可以重新调整语句,如“在工作上他是大家的模范榜样”之类等。对公文而言,意图不变是很有必要的,不可因怕麻烦而简单更改词语,导致改变了原句想要表达的意图。

★形容词不可误作名词:如“为社会XX精神建设带来了高昂”。“高昂”是形容词,这里误作为名词使用,只需在后面加上”的士气”即可。

★副词不可误作形容词:如“他做过一度军校教员”。“一度”是副词,用在这里明显语句不通,可改为“一次”,或将“一度”提到“做过”之前。

2.辨明词义

辨明词义,目的是要选用最恰当、最贴切的词语,这一点对于公文语言表述的准确而言极为重要。汉语语义丰富,要表达某一事物的同义词很多,由于同义词的含义非常接近而又有着细微的差别,因此更加要重视所选词语是否准确。具体来看,选词要注意以下几点。

★轻重不同:主要指的是语气的轻重不同。如“称道”和“称奇”,前者是称赞;后者是称赞奇妙。“称奇”比“称道”的语义更重。

如“没想到失去了双手,竟能凭双脚完成这一篇优秀的文章,实在是一件令人喷喷称奇的事情。”这里就应该用“称奇”加强语气。��范围不同:主要指词义覆盖的范围不同。如“目前”和“日前”,前者指说话的时候;后者指几天前。如“河道被洪水冲毁,目前仍在抢修当中。”这里应该使用“目前”来强调修复工作的急迫。

★适用对象不同:主要指的是适用对象有上下、内外等区分。如“馈赠”和“捐赠”,前者是赠送礼品;后者是赠送物品给XX或集体。如“中国26年来粮食接受联合国捐赠的历史画上了句号。”这里用“捐赠”更为准确。

★感情色彩不同:主要指的是义词、中性词、贬义词的语体色彩不同。如“瞻造”和“编造”,前者指凭主观的想法编造,是贬义词;后者是把资料组织排列起来。如,“在改革开放的新形势下,我们仍然要从实际情况出发,从中探索出固有的而不是臆造的规律。”这里应该使用贬义词“臆造",来和“固有”形成对比。

★行动角度不同:主要指的是主动和被动的不同。如“受权”和“授权”,前者是接受;后者是授给别人。如,“就此事件,我社受权发表声明。”这里是接受XX或上级委托有XX做某事的意思,因此应该用“受权”。

★人与物不同:主要指的是某些词语只能适用于人,不适用于物。如“感到”和“遇到”,前者只能适用于人,后者可以用于人或物。如“我省今年遭受严重水灾,使农业生产遇到极大的困难。”这里只能用“遇到”一词,而不能用“感到”。

公文的语言要求

三、直接

公文的一个基本特点是产生现实效用,一方面由于是为某种实际需要而制发的,因此针对性极强;另一方面则必须在现实中发挥作用,因此时间性极强。这就决定了公文语言表达的直接性。无论是记叙、说明还是议论,都必须开门见山,直截了当,一针见血,让受文者迅速了解到公文的目的。

1.语意直接

公文语言表达的直接,首先要求语意的直接。一句话或一段话所要表达的意思是直接的,不要迂回前进,绕一个大弯才吞吞吐吐地道出本意。例如,本意是向东走,却不直接讲应该向东,而说向西如何不好,向南有何困难,向北后果如何严重。言外之意是向东好。文学作品的语言可以如此表达,使读者有想象和回味的余地。但公文则必须直接表达意图,只有这样,受文者才能对公文内容准确地加以了解,并贯彻落实。

2.词义直接

公文语言表达的直接,其次是指词义的直接,也就是说,词语本身就有一个最为直接的概念,使用时应该直接使用,而不要引申象征某种含义。如,“尽管工作异常艰苦,但他时刻都在想着如何回报母亲。”这里的“母亲”是指祖国,并非自己“妈妈”。但这样使用,受文者容易理解为“回报自己妈妈”,直接将“母亲”用“祖国”替换即可。

公文的语言要求

四、平实

平实就是平易、实在。平实也是公文语言的一大特色,是由公文的XX性和实用性所决定的。

1.感情朴实

公文语言的平实,首先是感情的朴实。公文所使用的语言一般不带强烈的感情色彩,语调较为平直,多为理性的语言。公文语言所表达的是事物的质和理,因此公文的语言表现为一种“理智”,而文学作品语言更多地则表现为一种“感情”。如,“我们要学习x同志所具有的远大的理想、坚强的意志、无私的胸怀.……”这些语言是一种“理性”的语言,感情朴实,语调平直,具有确定性。如果改为,“我们要学习xx同志所有具有的海蒸般的理想,青松般的风格,大海般的胸怀……”这样的语言可以给人以联想,激发想象,但却带有不确定性,不适合公文写作。

2.用词朴素

公文语言的平实,其次是指用词的朴素。公文应当使用平易、浅显、通俗的词语,不追求华丽的词藻,避免过分的修饰,防止形式XX的修辞手段。如,“我们怀着无比激动、无比崇敬、无比兴奋、无比自豪的心情,在这里举行空前热烈、空前盛大、空前隆重、空前美好的大会,欢迎从浴血奋战的前线凯旋的最亲密、最可爱、最真挚的战友,怎能不让人热血沸腾、群倩激奋、汹涌澎湃、斗志昂扬!”这个讲话稿连续使用了3个排比句,显得做作而虚假,反而弱化了为祖国拼杀的战士凯旋而归的壮烈场景。

3.不要过多地引经据典

前面说过,公文可以通过引经据典来证明论据论点,但要注意的是,不管哪种公文,都要做到雅俗共赏。过分地引经据典地说明自己的观点,则会适得其反,有卖弄学问、故弄玄虚、华而不实之嫌。一般而言,引经据典仅限于一些事务性公文中,如领导讲话、调查报告等文种。在通用性公文中一般不宜引经据典,特别是“请示””命令”“通告”“批复”等这些庄重严肃的文种,是绝对不能使用的。

公文的语言要求

五、简练

公文的针对性、时效性极强,因此它的拟制和处理都需要快速度、高效率地进行,所以,语言表达的简练对公文也十分重要。

1.简化结构

公文语言的简练,首先是语言结构简单。一般都是单句多,复句少;短句多,长句少。如,“任何人不得非法拦截军车。XX的行动任何人不得干预。如果有人不听劝告,后果自负”。这一段话三十几个字,三个分句,都是单句,也都是短句,一句一层意思,简单明了。公文的写作,推荐多采取这样简单的语言结构来简洁地表达意思。又如,“我们的工衣群众就是无比可爱的,可是这里我想说的是他们的子弟,那些拿起枪来献身革命斗争的工农子弟,那些用马列XX、XXX思想武装起来的战士们,我感到他们是最可爱的人”。这一段话用了八十几个字,由三个分句组成三句重复句。“可是我这里想说的是他们的子弟”“那些拿起枪来献身革命斗争的工农子弟”“那些用马列XX、XXX思想武装起来的战士们",是一种复句形式,都是从不同侧面在说工农群众的子弟。散文可以这样写,因为是为了“欣赏”,公文却不允许这样写作,因为公文需要语言的“实用"。

2.杜绝堆砌

公文语言的表达极为准确、直接,因而也必须极为简练。不能为了卖弄,或者故作高深,不管有用无用,不负责任地将一些“漂亮”词语、“新名词”堆在一块,扑朔迷离,让人看了眼花缭乱,不仅浪费时间,也使发文者的真正意图无法正确传达给受文者,妨碍对公文的迅速办理。如,“要在领导XX和XX群众之间建立起十分有效的、能充分发挥作用的、切实产生实际效果的、构成网络循环体系、立体交叉输导的、多渠道的联系”。这句话明显是词语堆砌,阅读起来非常费力,让人反感,不如直接简化为“在领导XX和XX群众之间建立起广泛有效的联系”来得简练实用。

3.避免重复

公文写作中主要应该注意以下两个方面可能出现的重复。

★词语重复:即在一句话中重复使用词语。如“新种的成熟期比旧种早熟十天”。主语部分的“成熟”与谓语部分的“熟”不仅是用词的重复,而且语法上也出现了错误,“成熟期”是时间,时间不会“熟”。可去掉“成熟期”,也可去掉后面的“熟”字。再比如,“他用目不转睛的目光看着他”,这句话中“目”字使用重复,只需写成“他目不转睛地看着他”即可。

★语义重复:即在一句话或一段话中,要表达的语义重复了。如,“他们不可以也不应该阻止我们的前进”。“不可以阻止”和“不应该阻止”意思相同,不必重复表达。又比如,“一年来的改革实践取得了显著成绩,收到了巨大效果”。“取得了显著成绩”与“收到了巨大效果”两句话的意思相同,只留下一句即可。

4.去除赘余

赘余是指语句里出现了多余的词语,虽然表面上看并不重复,也不是堆砌,但都是无意义的,去掉后完全不会影响语义。如,“我们预先有计划有准备地把8个场地都清理干净”。“计划”“准备”必然在事前,“预先”在这里就显得多余了,应该删去。文章写得好,叫要言不烦",文章写得不好,叫“烦而无当"。公文更是这样,应该以简洁为贵。

公文的语言要求

六、规范

公文是用来处理公务的,具有强制力和约束力,这种强制力和约束力表现在语言上,就是规范。公文通过规范来体现出处理公务时必须持有的严正立场和严素态度。

1.用规范化的书面语言

公文的语言讲求庄重严肃,一般不能使用口语、歇后语等,只能用现代汉语规范化的书面语言,特别是命令、指示、决议等指令性、法规性很强的文件,更是如此。如“改革开放后,农民的收入像芝麻开花节节高一样,一年比一年更高,日子一年比一年越过越好,就像吃甘蔗一样越吃越甜”,这段话是为了表现改革开放后农民的生活现状,但非常口语化。如果改成规范化的语言,如“改革开放后,农民的收入年年增加,日子越过越幸福”,就显得更加庄重、严肃。

2.用规范化的公文专用语

在长期办理公务的实践中,已逐渐形成了一套常用的公文专用语,并且已基本超于规范。公文专用语言简意赅,用于表达公务活动中的有关事宜,使用位置相对固定,其在公文语言中占有重要地位。

如下级向上级写“请示”或“报告”时,要用祈请而恳切的语气,以示对上级的尊重,并体现出上下级之间的关系。绝不能用命令的口吻,这就成了要求上级必须按自己的意见办理,当然更不能出现威胁上级之类的词语。反之,上级对下级的行文,如“命令”“决定”等,在提出措施或要求时,就需要具体而明确,语气则要坚决、果断,以示上级的严正立场和要求下级执行任务的坚决。再如平行XX或不相隶属XX之间的行文,如“函”等,其语言则要委婉、诚恳、平和、礼貌,要以询问商洽的方式向对方表示自己的意图,以求得到对方的理解与支持。

扩展阅读

如何规范公文写作的语言

规范公文写作,首先要抓住本质,表述准确;要删繁就简,善于概括;更要平实质朴,谨慎修辞;也要庄重得体,规范严谨。作为一名合格的公文写作者,要想熟练拿握公文写作的一般技巧,就要在平时的公文写作中多多观察,在实际写作中不断规范自己的公文写作语言。

 

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