首页 > 应用文写作 > 公文写作 > 关键词:基本要求  日期:2019-10-18

办公室公文的常见结构与基本写作思路

办公室公文的常见结构与基本写作思路

办公室公文的常见结构

尽管办公室公文的种类繁多,写法也各不相同,但总体来看,其写法上的结构布局具有很大的共通性,可以进行归纳总结。通常,办公室公文有5种最常用的结构方式,即章条式、标题式、分块式、并列式和转述式

1.章条式

章条式是把全文分成几章,章下再分条,条中有款,条目清晰款项明了。章程、规定、规则、办法、细则等法规性公文多采用此

2.标题式

标题式是把全文分成若干段,然后根据每段内容归纳出一个小标题。通常应用于指示性通知调查报告决定通报等文种。

3.分块式

分块式是把全文分成几大块,每一块都能独立成章,块中可以有自然段,每块前面正中可以加上(二)、(三)等序号。调查报告、工作总结会议记录等文种通常会采用这种结构布局

4.并列式

并列式是指在公文开头就开宗明义,在之后的正文中则使用若干并列的句子表述出来,这种结构方式常见于守则

5.转述式

转述式是用批转、转发、转述的方式,把上下级或平级的有关公文转印给下级部门,通常在文首以“现将xx转发给你们,望遵照执行”的形式以文载文。批转性通知、转发性通知等都采用这种方式

办公室公文的基本写作思路

办公室公文的种类很多,但写作思路相似,整个思路大致可以划分为3个阶段,即准备阶段、写作阶段和校验阶段。其中,准备阶段包括明确主题和搜集材料,写作阶段分为创建框架和着手内容,校验阶段则主要是检查校验的工作。

明确主题

明确主题,就是弄清这篇办公室公文想要达到什么目的。主题的形成大致有3种情况

(1)主题在成文前确定,就是所谓的"主题先行”。根据领导意图或有关文件、政策等规定要求,预先确定一个主题,再围绕主题组只材料,实施写作。因此有些办公室公文的主题不是通过提炼产生的,而是预先就确定的

(2)有时在领会精神后,确立的只是一个临时的主题,当围绕该主题进行调研后,将得到的材料进行分析、归纳,此时产生的结论才是主题

(3)如果调研后对原先确定的主题进行了修改,那么就需要重新确走主

实际上这几种主题的产生方式是相辅相成的,互相融合才能确定出最好的主题。

明确主题后,为了更好地搜集资料和着手写作,还应该思考办公室公文应该选择哪个文种、受文对象和范围如何、主要写什么内容等具体如下

◆选择文种:比如给上级领导的文书,应该写成报告还是请示?如果写成报告,应该写成专题报告还是综合报告?如果写成请示,应该写成请求批准的请示还是写成请求指示的请示?等等;如果是写给下级部门的文书,应该针对下级的请示、意见被动行文还是发现普遍存在的问题主动发文?如果写批复,应该写成指示性批复还是批准性批复?诸如此类

◆弄清受文对象:要思考拟制办公室公文的目的,是向上级领导汇报,还是向下级部门指导工作,或是给领导和职工阅读,或是向企业外的其他群体传递某种信息等。弄清了受文对象,也可以进一步检文种的选择是否正确

◆确定写作内容:比如写报告,就要思考汇报什么内容,或反映什么情况:如果写请示、意见,则需要思考要上级领导审批什么、指示什么,还是解决什么问题;如果是通知,则需要思考是安排任务还是传达信息或精神等

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