公文写作中的综合技巧

公文写作中的综合技巧

就公文写作来说,综合就是把反映各方面情况的零散材料联系起来思索,归纳成一个整体材料,来反映事物的本质和全貌。工作报告总结、简报、信息等文体,都需要对某项工作情况作整体上的综合以使领导同志把握全局。所以,综合是公文写作中一种常用的方法具体说有这样几种

公文写作中的综合技巧

一、横向综合

这种方法是对某一横向层面的情况进行归纳汇总,得其概况和特点。一个市的下面,各区、县是一个横层面:一个总公司的下面,各个分公司是一个横层面公文中经常需要对这种横向的情况进行综合以反映事物发展的总趋势。比如,对某一系统下属各单位的工作情况进行年度汇总,反映出全系统一年工作的基本情况和主要成绩;对某一行业各单位开展专项活动的作法进行归纳,反映开展专项活动的普遍作法和效果,等等。进行横向综合,一般采取以下的方法:

堆积法

即将若干单位开展某项工作的情况,一个单位一个单位地加起来,也称作“机械组合法”。比如,综合全市各单位学习贯彻中央五中全会精神的情况,就是把这个区学习的情况、那个县讨论的情况等一条一条写在一起。堆积法是一种初级综合方法,简单易学。但要注意两点:

一是要有所选择,不能盲目堆砌。有时,需要综合的材料多达数十个甚至上百个,就不可能——“堆积”上去,而要选择那些内容突出、有代表性的材料进行综合,其他单位的情况可在开头作一总述例如下面一篇:

各地迅速传达学习邓小平同志重要谈话

各地接到中发2号文件后,当天就召开常委会、常委扩大会或领导千部会传达、学习、讨论,并对进一步传达学习和贯彻落实作出具体部署。大家认为,小平同志重要谈话符合我国实际,反映人民心原对于改革开放和建设有中国特色的社会主义具有重大的指导意义。定要全面深刻地领会精神实质,结合本地的实际扎扎实实地贯彻落实。xx省提出在全首来一个思想解放的大讨论,形成改革开放的大气候,改革开放要加重分量,扩大范围,力争在一些重要方面取得实质性突破。xx省要求各级党委把学习小平同志重要谈话作为当前件大事来抓,并在调查研究的基础上,对全首贯彻中央2号文件精神作出具体部署。xx首、xx市、xx县等表示,要解放思想,大胆去闯改进作风,真抓实干,把小平同志重要谈话精神落到实处。

这篇信息对几十个首区市传达学习邓小平重要谈话的情况,只选择了较为突出的三首二市作了“堆积",其他的一并总括起来,放在前面说

二是要有所侧重,“堆”出特点。对“堆积"上去的材料,要突出各自的特点,不能千人一面。比如,写这个单位在学习中采取了层层宣讲的方法,写到另一个单位时就不能还是“层层宣讲”了,要找出各单位不同的特点,让人看到的好像是一串颜色各异的珠子。例如下面一篇

城八区紧抓“扫黄打非”工作

市“扫黄”工作会议后,城八区立即研究部署并采取行动。XX区召开了街道以上党政干部会作了部署,并于21日集中行动,取缔无照书摊6户,收缴非法书刊1380册。xx区确定了近期“三大战役":整顿文化市场,培训印剛厂长;查检印刷企业,封堵“黄源";围剿不健康挂历,整顿书摊。ⅹx区成立了区委副书记挂帅的检查小组,并设立三部举报电话,对举报确菌者给予“举报奖”。上面这篇信息,综合的是八个区的工作情况,经过选择只“堆积了三个区的情况:一个区行动迅速,一个区工作思路好,一个区措施得力,写得各有千秋

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归纳法

这是比较高级的综合方法,也称作“分条列项法”。它是对所需综合的情况先进行分析,归纳出几个观点来,然后在每个观点下分别列举两三个单位的相关情况。采用归纳法综合的材料,提纲挈领,眉目清楚,读后给人一种完整、系统的印象,对领导同志参考价值较高总结经验,分析问题,介绍做法,常用这种方法。例如,一篇简报对某市纪念“七一”活动作如下综合:

各区县、市委各部委和工委都召开会议或下发文件,对纪念的活动作了安排,目前各种纪念活动正在积极展开。

一、大力表彰“十面红旗”。xX工委xx区、xx县、xx总公司……等单位在“七”前夕召开大型表彰会,表彰和宣传红旗党支部和十杰优秀党员的事迹……,(以下略)

二、举行专题党课和生活会。xx区、xx县、xx工委…在全体党员中开展“党旗永远在我心中飘扬”“为党旗添光彩”“查理想、查宗旨、查纪律”等党课和生活会……(以下略)

三、积极为群众办实事。xx宣传部党员在“七-”前夕到地铁站维护秩序;xx区、xx区组织全体党员开展助困、助残、助教育等八助”活动:xx总公司党员开展包生产任务、难点工作等五包活动……(以下略)

四、组织各种党建活动。xx区、xx县开展“目标在我心中”大型演讲会;xx区举行“树旗帜、学先进、上新台”专题报告会;x工委举办高校党建工作研讨会……(以下略)

上面这篇简报就是采用归纳法,将全市开展的各种各样纪念"七的活动归纳为四大类,然后分别归纳汇总,脉络清楚

运用归纳法,关键是归纳的观点(即文中小标题)一定要准确新颖。遇到综合的材料比较多时,比如将几十个单位的情况综合在一起提炼观点的难度就比较大,这时可采用国外常用的“JK"法进行所谓"K"法,就是J、Q、K三级综合法。大致方法如下事先做出J、Q、K三种卡片备用。

第一步,先将所有待综合的材料阋读一遍,每读一份材料后,选择出其中最突出、最有特点的一两个或两三个内容,如工作做法、典型事例、重要观点等。然后将其分别归纳成小标题,并分别写在"J卡片"上,如果综合的材料较多就可能做出二三十个“小卡片”。然后,将这些卡片"上的标题(以下称“J级标题")排列起来比较下,把那些意思相近的J级标题抽出来码放一堆,如此下去,最后将全部“卡片”像打牌一样,码成若千“堆”。

第二步,对码在一堆里的J级标题,排在一起边读边思考,想想为什么将这些标题放在一起?它们共同说明了一个什么问题?然后将思考的结果再用一句标题式的话表述出来,写在“Q卡片”上,成为Q级标题,作为统帅这“堆”J级标题的一个Q级标题。依此方法将其余几“堆”卡归纳出Q级标题来

第三步,按照第二步的方法,将归纳出来的若干个“Q卡片”上的标题,进一步归纳,把带有共同点的Q级标题放在一堆,并用一个新标题概括它们,写在“K卡片”上,成为K级标题;对于不能进一步归纳的Q级标题,则直接上位于k级标题。K级标题归纳完后,按照其内部固有的联系,比如因果关系或意义轻重等逻辑关系,排列好前后顺序。最后,级标题、Q级标题分别排好顺序,放到相关的K级标题下,整个综合工作就完成了。有时,用JK法进行综合后可能会归纳出六七个K级标题,就要再进一步综合,看看哪些K级标题可以合并在一起,再将合并在一起的K级标题,按上述第二步的方法归纳成更高一级的标题。如此归纳下去,直至标题的数目比较适当为止

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二、纵向综合

这是对某一时间段的纵向情况进行的综合,得出事物的发展趋向和阶段性特点。比如,对半年来某项工作的进展情况进行综合,对三年来某一问题的发展过程进行总结等,都属于纵向综合。这种综合也有两种基本方法

累积法

即将一段时期的情况进行机械叠加。如对某市今年1-10月份缉毒工作进行综合时,就对10个月总共进行了多少次专项打击,查获了多少制、贩、运、吸毒分子,缴获了多少毒品等等,分别作了数量的汇总。统计工作中也常用这种方法

阶段法

即对一段时期的情况进行分析,找出不同阶段的不同特点,再将相关的材料放到各个特点之下。金融、商业工作中常用这种方法研究货币、商品流通的趋向:工作总结、调查报告中也用到这种方法。比如,专项工作总结一般包括这样几部分:开始如何部署的,接着如何实施的,最后取得了什么效果,还存在什么问题等。这就是运用纵向阶段法进行综合的。它的一殷综合过程是:首先将反映某项工作(或问题)的若干材料按时序排列好,经过阅读和思考划分出它们的不同阶段,作为文章的各个部分,再将每个阶段的若干材料归纳出一个观点来,以此作为各个部分的小标题,最后将相关的材料改写(或精炼)后放到各部分中去。

 

横向综合法与纵向综合法,在写作中常常交叉运用。比如搞年度工作总结时,一般先将一个单位全年的工作横向划分为几大块,再将每块工作进行纵向分阶段综合,每个阶段中又会出现横向的小综合不论哪种综合,提炼观点最重要,它决定了综合质量的高低,也是能否成功地运用综合方法的关键所在。

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