公文写作中的用材与谋篇

首页 > 公文写作 > 关键词:公文写作,用材谋篇  日期:2019-10-11

公文写作中的用材与谋篇

写作公文,主旨确定之后,就要在主旨的統帅下,考虑如何运用材料,怎样安排段落,以期使全篇成为一个严密、和谐、统一的整体。

下面就谈谈这两个问题

公文写作中的用材与谋篇

一、寻材选材用材

材料是公文写作的基础条件,它的重要恰如盖房离不开砖瓦,做饭缺不了米面一样。所谓材料,就是指构成一篇公文的事实、数据、道理和引语等。它是写作者从亲身的感受和调查研究中直接得到的或者从他人的感受和调查研究中间接得到的。写好公文,必须抓好寻材、选材、用材这三个环节。

1.寻材须广博

蜜蜂不采百花酿不出好蜜,没有丰富的材料就写不出好公文。广博而充足的材料,不仅有利于全面地分析问题,正确地判断情况,而且写作时也有较大的回旋余地

寻材的原则,一贵“多",二贵“细所谓“多",就是在写作公文之前,想方设法从各方面搜集与公文主旨有关的材料,要“贪多务得”、“竭泽而渔",不是只要钓上几条鱼或捕到几网鱼就满足了,而是要掏干“泽”水,把所有的鱼都捕获净尽。有人说写作公文是“七分材料三分写”,就是说要把大部分精力用到开调查会、寻找资料上去。寻材,可由四个方面去找

(1)党中央、国务院和上级领导机关所颁布的有关政策、法令、计划、决定,以及其他有关文件精神

(2)本地区、本部门、本单位的有关情况,包括各种统计数字、反映或研究有关问题的信息、简报、报告、会议资料等文件的材料

(3)报纸、杂志、书籍上报道或研究有关情况的文章

(4)国内外有关情况的研究成果

多方寻材,建立富有的材料“仓库”,就有了写作的本钱,表达能力就可以得到充分发挥

所谓“细”,就是寻找材料要精细具体。要注意搜寻具体的数字、详尽的事例,一件工作的来龙去脉、背景材料,一个问题的各种反映正反观点,都要一点一滴地搜集占有,这样写出来的公文才能翔实有说服力。寻材的方法很多,除了搜寻文字资料外,要特别注意采用座谈会、调查会的方法,实践证明,这种方法既有效又快捷

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2.选材须严格

选材,贵在“严、“精”二字。有人说:“寻找材料,应当提倡以十当一,以多为佳;选择材料,则应以一当十,以严为上。”这话很精辟的。对于选材,茅盾先生有一段既风趣又深刻的话,他说,选用材料的时候

就像关卡的税吏似的百般挑剔了,整整一卡车的货,全要翻过身来,硬的要敵一敲,软的要扪一把,薄而成片的,还要对着阳光照了又照,一句话,用尽心力,总想找个把柄,便扣下来,不让过卡。”

公文写作中选材,也要像这个税吏似的吹毛求疵。概括地说,选材要按照以下四个标准:

相关性

选择的材料要与公文主旨有关联,无关的材料,不能说明观点的材料,即使很典型、很生动,也不选用。若将这种材料硬塞进公文中去,不仅不能增加文章的力量,还会分散公文的主旨。俄国大文豪契诃夫曾经讲过一句著名的话:“要知道在大理石上刻出人脸来,无非是把这块石头上不是脸的地方剔掉罢了。”这句话讲得多么深刻呀。选材,也就是要把那些与主旨无关的、“不是脸”的材料剔除掉,才能使公文精粹有力

比较一下以下两个材料

一、用政策积极吸引人才。我们制定了吸引人才的奖励政策和人事服务政策。如奖励政策方面,对为区财政作出贡献的企业法人或个人,奖励金额最高可达300万元;对有突出贡献的优秀人才,授予“有突出贡献优秀人才”、“优秀青年”荣誉称号,并分别给予一次性奖励一万元和三千元。在人事服务方面,对引进人才的户囗、暂住证等具体问题,制定了优惠政策。

上面这个材料,段旨是“用政策吸引人才”,下面引用了三个事例,都与段旨密切相关,因此材料很有说服力

二、我局认真开展处级干部的培训工作

1.为了认真贯彻实施《中华人民共和国行政许可法》,提高广大公务员的法治意识和依法行政水平,我局组织全系统公务员、直属事业单位的领导及直接从事行政许可人员共95人进行了为期2天的行许可法培训,考试成绩全部合格

2.为了使药监系统的领导干部认真学习国际先进的药品监管理念和监管经验,开阔眼界,开拓思路,提高监管水平、专业水平,我局与市委组织部合作举办了局、处级干部赴加拿大药政管理培训班共计27人参加,培训时间21天

3.为了提高新任领导职务公务员的政治理论水平、公共行政管理水平、依法行政能力、组织协调能力、处理复杂矛盾的能力及创新能力,我局18名处级干部参加了市人事局组织的处级国家公务员任职培训玨

4.为了提高处级领导干部的专业理论水平,我们积极组织处级干部参加各类职称考前培训,共四批28人次。

上面这个材料选材的相关性很差。标题讲的是处级干部培训,但是第一个事例讲的并不是处级干部培训(可能有处级干部参加):第三个事例虽然讲的是处级干部培训,但培训是市里组织的,并非"我局认真开展”的,所以这两个事例(占一半)都不具有相关性

可靠性

选材的一个重要标准,就是真实可靠。虚伪的、生编乱造的、未经核实的材料,不能用于公文。材料中的时间、地点、人名、数字和引文等,最容易弄错,一旦发现疑点,就要认真核实,否则一字之差就会闹出大笑话来。不论是选用“活材料”还是“死材料",最好不要用“二手货",更不能用道听途说的“小道消息”,而要尽量用第一手”材料

典型性

选用的材料应有代表性,是同一类材料中最拔尖的。典型事例在公文中可以发挥以小见大、以一当十的作用,不仅使观点更为鲜明突出,还可增强公文的说服力。善如,毛泽东同志在《湖南农民运动考察报告》中,谈到农民运动时写道:“女人和穷人不能进祠堂吃酒的老例,也被打破。衡山白果地方的女子们,结队拥入祠堂,一屁股坐下便吃酒,族尊老爷们只好听她们的便。”这段话,把打破了封建枷锁的农村妇女无拘无束地进入祠堂吃酒的姿态,以及族尊老爷们在农民革命运动面前无可奈何的窘态,活灵活现地表现出来,给人以很深的印象。

再看下面一个材料

顶风违纪,兴建超标准办公大楼。如安徽省安庆市下属的望江县这个仅有10个乡镇的财政穷县,正副县长却有12名,去年财政净结余21万元,却花费5500万元兴建超豪华办公大楼。办公楼建筑面积达436万平方米,且装修豪华,可容纳2180个正县长办公,其建筑面积相当于85个美国白宫

上面这个材料够典型的,有力揭露了不顾财政实力和实际需求兴建豪华办公楼的问题。

现实性

选用的材料应是现实生活中的新材料。在当前加快改革开放的新形势下,要注意选择代表新思想、新事物、新情况、新典型、新问题的材料,特別是改革大潮中出现的那些为领导和群众所关心的“难点”“热点”“敏感点”的相关材料,具有更为强烈的现实性。把这些材料运用于公文之中,就可增强对社会实践的指导作用,因为你“拨动了社会上绷得最紧的弦

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3.用材须得法

材料选定之后,还不能一字不差地放到公文中去,必须根据表达主旨的需要,进行一番剪裁加工,使之更好地说明观点。加工方法有以下几种

合并同类

把说明同一个观点的几个材料归纳成一个材料。譬如,反映同一问题的几个统计材料,可以像合并同类项那样,将同类、同一口径的数字相加,综合成一个统计材料。有时,好几个材料反映的问题中都不约而同地反映了同一类问题,则可将这类问题抽出来加以概括归纳。合并同类的好处是,可以将反映个别情况的材料,转化成带有综合性、全面性的材料,从而能够更有效地说明公文的观点。

妥善剪裁

不论是叙述事实还是分析问题,都不能平铺和堆砌材料,而要根据表达观点的需要,有详有略。所以,对那些内容很好而篇幅冗长的材料,就要进行剪裁

一是压缩。冗长的材料往往存在交待过详、议论太多、语言哕嗦等毛病,这就要采取摘取精华、删节字句的方法加以精简,使其详略合乎表达观点的需要

二是改写。就是改变写作角度,使材料更贴近观点。常有这种情况,一个材料单独看很好,但放进公文里总觉得不那么贴切。这是由于同个事例往往可以说明不同的问题。如,一个曾获得“全国优秀企业家”称号的厂长,被该厂职工代表大会罢兔了。这个事实,第可以说明无论有多大功劳的改革家,如果今天停滞或倒退了,照样会被改革大潮所淘汰;第二,可以说明,企业民主管理得到加强,职工的民主意识提高。如果要用这个材料说明前一个问题,就应该从企业领导的角度去写:如果要说明后一个问题,就要从企业职工的角度去写。材料改变了角度,能更充分地支持公文的观点。

文字修饰

对材料要进行加工润色,提高材料的质量。譬如,一篇报告反映某些地区“政出多门”让企业为难时,原稿这样写:

企业的上级部门太多,只管生产计划指标,指标改来改去,越改越高,而上边给了好处,还不够他们争的,到了企业大打折扣,而企业的问题却没人管,有了困难他们推来推去

这段话语言不够精炼,后经加工改为:

企业‘婆婆太多,计划层层加码,物资层层剥皮,企业有了问题上边踢来踢去,有了国难没人来管

这段话由于运用了群众语言,读起来生动,含意也很深刻,这就是对材料加工润色所起到的作用

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二、构架衔接照应

结构是一篇公文各个部分的布局安排和相互联系。古人将文章的结构比作房屋的间架,间架不正或不匀称,整座房子就盖不好,可见结构安排得如何,对于公文的好坏关系极大。

大家在写作之前,往往先要拉一个提纲,这个提纲就是公文结构的外在形式,它反映了作者思路的形成过程。有些内容比较单一的公文,在长期的实践中形成了固定的结构。如“批复”这个文种,其结构是:开头先说明收到了对方的请示,然后表示同意或不同意对方请示的事项,如果不同意,还要说明理由,最后用“此复”作结。这类公文,我们只要大体照此套用即可。但是,内容复杂的公文,结构上的变化比较多,就不能套用固定的“三段式”或“四段式”,而要依据主旨和材料确定。怎样安排好结构呢?要注意三个问题,即整体构架、段落衔接、内容照应。

1.构架须严谨

公文结构,最起码的要求是,层次清晰,主次分明。从理论上公文结构在动笔以前就必须安排停当。善如架屋,事先须有一个考虑成熟的蓝图:作画,落笔之前要有一个周密的构想。《红楼梦》第二十四回里,贾母叫惜春把大观园画成一幅画,大家七嘴八舌地议论起如何画,这时薛宝钗讲了一番很有见地的看法。她说:

这园子却像画儿一般,山石树木,楼台房屋,远近疏密,也不多,也不少,恰恰是这样。你若照样往纸上一画。是不能讨好的。主要看纸的地步远近,该多该少,分主分宾,该添的要添,该藏该减的,要藏要减,该露的要露。

薛宝钗讲的是画画,要先根据纸的大小,拟定画多画少,哪里为主,哪里为次,什么要添要露,什么该藏该减。写作也是如此,要先根据文章的主旨和规模,想好要说几层意思,哪层先说,哪层后讲如何开头,怎样煞尾,等等。这就是谋籥布局

房屋的构架,由梁柱和椽檩组成;公文的结构,由层次和段落组成。层次好比是大梁,段落好比是横在大梁上的檩条。公文的结构安排,就是安排好层次和段落。

首先,说说层次。层次是指公文的几个组成部分。大多数公文的层次,没有定模式,是灵活多变的。一般地说,安排层次要注意突出主旨,顺序合理,避免交叉,体例匀称。

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常见的安排层次的方式有以下三种

总分式

这是较常见的层次安排方法,开头先作总的概括,接着分别进行叙述。分别叙述的层次之间具有一定的并列关系。通知、通报、计划调查报告等经常采用总分的方式。譬如,一城区的年度工作计划,开头先提出全年工作总的指导思想,然后分别对经济、改革、政法、党建、精神文明建设等项工作,提出具体的工作目标。采用这种总分式时,要注意各个分述部分层次要分明,不能互相包容;顺序要合理避免轻重倒置;详略要匀称,防止畸轻畸重。

递进式

它的特点是,前后层次的内容是层层推进的关系,或前因后果的关系。调查报告、工作总结、通报等常用这种方式安排层次。譬如篇党员评议工作总结,说了三层意思:第一层是通过学习文件,提高了对新形势下党员模范作用的认识;第二层是认真开展自查,找出了思想和工作上的差距;第三层是积极参加评议,开展批评和自我批评,达到新的团结。这三层意思环环相扣,层层递进,前一层是后层的前提,后一层是前一层的结果

递进式的结构方法,各层次前后联系极为密切,有着严密的逻辑关系,不能随意变换次序。如上面例子中的三个层次,先有了第一层次说的“提高认识”,才能有第三个层次说的“达到新的团结”,这个顺序是不能颠倒过来的

时序式

就是按照所写事物的时间推移次序,来安排层次。会议纪要、事故报告等常用这种方式。如会议纪要中,先写谁致开幕词,接着写谁作大会报告,最后写谁作总结讲话等等,就是按照会议进程的顺序来写的

其次,说说段落。段落就是公文结构的基本构成单位,也叫自然段。它一般要小于层次,往往几个段落才能构成一个层次;但有时又等于层次,即一个段落就是一个层次。即使如此,段落和层次也不能混为一谈。段落要分明,它的划分,既不能太零碎,也不能一“逗到底。

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划分段落的方法主要有以下三种

一是按中心意思划分。

即每一段落安排一个中心意思,这个中心意思说完了,这个段落也就到此为止。一般来说,每一段落的开头都有一句概括全段内容的话,称作“段旨”,带有提示每段内容的作用,其他文字都围绕“段旨”来展开,直到把一个中心意思表达完全。这种划分段落的方法,是般公文中最常用的

二是按条项内容划分。

法规性公文中,常常分条列项来写,一条法规便是一个段落,并在每条每项前面标上序号,显得十分清楚。通用公文中,如通知等文种也常用这种方法,醫如,要通知五个事项则可一项内容划分一段,也用序号标明

三是按事物发展阶段划分。

事物的发展是呈阶段性的,一项工作开展也具有阶段性,在叙述这些事物的发展过程时,可将每一发展阶段划分为一个段落来写。如党的十四大报告,在阐述党的基本理论和基本路线的形成过程时,就是按照我们党对这一理论认识的发展阶段来划分段落的,阶段清楚,脉络分明。

2.衔接须自然

衔接是指层次之间、段落之间的连接和转换,起承上启下的作用。屋架梁柱的衔接靠木榫,公文的衔接靠过渡词、过渡句、过渡段过渡词:总之、因此、可是、相反、综上所述、由此可见等过渡句:“现将有关情况报告如下”、“下面分三个方面来说过渡段:一般用在较长的公文中,标志前后两段内容有较为明显的转换。

需要说明的是,并非所有的层次,段落之间都要过渡,有的就可以硬接硬转(请参看本书《硬接硬转》一文)。

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运用过渡手段进行衔接,在公文中常见于以下两种情况

一是内容转换时需要过渡。

在工作总结的写作中常有这种情况前面讲了工作中取得的成绩,接着要说明工作上还存在的缺点和问题。成绩和缺点二者是对立的,因此上下文之间需要转折过渡。譬如,有个总结在讲了成绩之后,用了这样的过渡段来转换:“但是,在成绩面前我们应当清醒地看到,无论是领导工作上还是机关作风上,都存在着一些值得注意的问题,主要是”这段话承上启下,使文章前后贯通。

二是由总括到分述时需要过渡。

前面讲到总分法,在总的概括之后,分项叙述之前需要过渡一下,使上下文连贯起来。如,一篇关于发行四种金属人民币情况的报告,讲到发行工作中的问题时,先概括地说,“由于发行数量少,又不能兑换,外部单位、群众和银行内部不少同志都有意见。”在作了这样的总括之后,下面分项叙述了群众的四点意见,而在总括和分述之间,用了这样一句过渡句:“现将群众的主要反映汇报如下“,这一句话就将上面提到的“不少同志都有意见”,与下面列出的四条意见很自然地衔接在一起了。

3.照应

公文的内容前后要关照和呼应,前面提到的问题,后面要有着落后面说的内容,前面要有所暗示,文章才能浑然一体。常见的照应有三种

一是题文照应。

公文的内容特别是开头,要照应标题;标题则要照应公文的主要内容。批复、请示、报告这类文种的标题,是要直接标出公文核心内容的,如《x省财政厅关于总会计师是行政职务不是技术职称的请示》、《国务院办公厅关于悬挂国徽等问题给湖北首人民政府的复函》,不仅仅是照应,简直就是对应了。题文照应是公文写作的基本要求之一,要做到这一点,关键是拟好标题,使题文致。古代作文,都是后加题目,所以很少发生文不对题的现象。自实行科举以后,才出现命题作文,搞得后来人形成先写题后作文的习惯这样一来,就容易出现跑题的问题。所以,要题文照应,最好还是先作文后拟标题,起码是在作好文后认真修改一下标题

二是首尾照应。

开头和结尾关联空切,有什么样的开头,就应该有什么样与之呼应的结尾,做到首尾圆合。譬如,一篇部署春播工作的通知,开头提出要用半个月时间完成全县30万亩耕田的播种工作;结尾处则要求全县干部群众大干苦干十五天,确保春搔任务全面顺利完成,呼应了开头提出的任务。这样,不仅使这篇通知的结构完整,而且使主旨更加突出

三是前后照应。

即文章后面写的内容与前面的内容照应。譬如一篇调查报告,前面分析了当前积收工作中存在的三个问题,后面提出了解决问题的三个对策,—照应了前面的三个问题。如果不是这样前面提出的问题到后面断了线,或者前面提出三个问题,后面只给出一个对策,这篇报告的结构就不那么严密了。

最后要提及的是,开头和结尾也是文章结构的重要组成部分,具有特殊的功能。由于本书中《高帽与长靴》一文已有详尽论述,本篇就不再赘叙

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