公文写作须咬文嚼字

首页 > 公文写作 > 关键词:公文写作,咬文嚼字  日期:2019-10-11

公文写作须咬文嚼字

三十一年前,笔者调入北京市委机关时,秘书处里有一位老谭同志,身无职务,级别却比处长还高(副局级),工作只一件市委文件文字把关。市委拟下发的文件,经秘书处修改后,一概送老谭审核。老谭是北京大学的高材生,文字功底深厚,终日坐在硕大的办公桌前,架着老花镜看稿子。他审稿不慌不忙,一篇五六页的稿子,往往推敲一天,可谓咬文嚼字,甚至吹毛求疵。经他审过的文稿,直送秘书长签发。有时,趁文稿还未送走,我悄悄翻看一下自己处理的文稿,那触目的朱笔圈改处,既令我赧颜又由衷钦佩,从中得益不少记得那一时期,上报下发的市菱文件从未出过文字问题,连一个标点符号都没错过

现今的公文,给我的感觉是文字水平下降。不知是核稿人员修辞炼句的功力不够,还是字斟句酌的定力不足,文字粗率的也大有文”在。举例为证:xx市人民政府2008年4月10日颁发的《xx市电梯安全监督管理办法》(以下简称《办法》),属法规类公文,用政府令的形式颁布。在这篇五千余字的公文中,硬伤累累,需要修改的有四十多处。下面对其主要问题试做评改。

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全文为七章四十六条。第一章为总则,共八条,因为文字不多逐条评点

第一条为了保证电梯安全运行,预防和减少事故,保障人民群众生命和财产安全,根据《中华人民共和国安全生产法》和国务院《特种设备安全监察条例》,结合本市实际情况,制定本办法。此条第一句“为了保证电梯安全运行”,没有限定《办法》所“保证”的区域。该《办法》的施行区域是xx市,管不了也“保证不了外省市的电梯安全运行,此句应改成“为了保证本市电梯安全运行”

第二句“预防和减少事故”,提法不妥。制定《办法》的目的就是预防和制止安全事故,绝不是为了少发生一些事故。从理论上讲《办法》制定的底线是,只要严格执行这些规定,电梯运行就应该是安全的,就不应该发生安全事故。所以,此句应改成“防止安全事故

第三句“保障人民群众生命和财产安全”中,“人民群众”概念太大,指代不明;“生命”一词不如用“人身”更贴切,应改成“保障电梯乘员人身和财产安全”。我查了一下,《办法》中这一提法是套用国务院颁布的《特种设备安全监察条例》(以下简称《条例》)原文,这样套用是不妥的。因为《条例》是对八大类设备的规定语必然概括一些;而《办法》只是针对电梯一种设备,用语则应尽量

里顺便讲一下公文写作中的概括叙述问题。概括叙述是用抽象简洁的语言,表现事物的整体。在概括叙述中,概括的高低程度,取决于概括对象的广度。党中央、国务院文件概括的对象多是全国性的事物,因此公文用语往往需要高度概括,概括叙述、“原则话”必然多一些;地区乃至基层的文件,概括的对象相对来说要狭小甚至单一,公文用语则应适度概括,运用中度、低度概括,多用具体叙述,“本地话”多一些。目前基层公文中出现的“照搬照套”上级文件、大话套话满纸飞现象,多是因为不谙“适度概括”的道理。

第二条本市行政区域内电梯的生产(含制造、安装、改造、维修、日常维护保养,下同)、使用、检验检测及其监督检查等活动应当遵守本办法。

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此条有两个问题:

一是对“电梯”的内涵和外延没有确切的说明。按照国务院《条例》的规定,“电梯”是指“动力驱动、利用沿刚性导轨运行的箱体或者沿固定线路运行的梯级(路步)、进行升降或者平行运送人或货物的机电设备,包括载人(货)电梯、自动扶梯自动人行道等”。这样重要的定义,在此条以至整个“力法”中竟然不见。

二是,第一句括号中的“日常维护保养”,不应列在生产环节中按照《条例》的表述应列在使用环节中(这也是常识)。此句应改为本市行政区域内电梯的生产(含制造、安装、改造、维修,下同)、使用(含日常维护保养,下同)

第三条电梯生产、使用单位应当建立健全安全管理制度和岗位安全责任制度。电梯生产、使用单位的主要负麦人应当对本单位电梯安全全面负责。

此条第—句表述不明确。对安全管理制度、责任制度,不该采用泛指表述。公文中经常用到类别词和类属词,类别词是泛指一类事物(如“管理制度"):类属词是指一类事物下属的具体事物(如“电梯安全管理制度”)。要根据语言环境,该用类属词时就不用美别词。否则,造成表述不明,譬如一个人对自己的姐姐不叫“姐姐”却叫“旁系亲属”。此句应改为:“建立健全电梯安全管理制度……。

第二句中的“本单位电梯”,表述不准确,应改为“本单位所生产或使用的电梯”。法规条文的表述必须十分严密,不能产生歧义让人钻空子。例如这句中“本单位电梯”,其字面意思是:所有权为本单位的电梯。按这个意思理解,厂家生产的电梯一旦卖出去,就不再是本单位的电梯了,厂家就不负有安全责任了。显然这不符合此条的本意。

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除文字方面的问题外,最后一句中“全面负责”的提法,断无道理。试问,电梯使用单位电梯工违规操作而造成的安全事故,也要电梯生产厂家负责吗?这样规定还有谁敢生产电梯呀!这条规定可改为:“电梯生产单位应对电梯安全性能以及安全事故涉及的电梯质量问题负责;电梯使用单位应对电梯的安全使用负责。”

第四条市和区(县)质量技术监督局是本市负责电梯安全监督管理工作的主管部门(以下简称电梯安全监督管理部门)。区(县)电梯安全监督管理部门应当做好本行政区域内电梯的安全监督管理。市电梯安全监督管理部门应当加强对区(县)电梯安全监督管理部门的督促、检查和指导

此条第一句主、宾语发生矛盾。主语由两个并列成分联合构成(市、区县质监局):宾语只有一个(本市…工作主管部门),它不能将主语的两个成分完全兼顾起来,因为区(县)质监局不可能是x x市某一工作的主管部门。一个句子的主谓宾各部分,若其中一个分由两个或两个以上并列成分构成,而另一个部分只有一个成分,就一定要使它们之间相互兼顾,避免顾此失彼的毛病。此句宾语部分的改法有两种:①在“本市”后面加上“和区(县)";②将“本市负麦”四字删去,改为“本地区

第二句表述不全面。市和区(县)都设立电梯安全监管部门,而此句只对区(县)电梯安全监管部门提出责任要求,似乎市电梯安全监管部门就不负有做好电梯安全监管之责。这一缺失是不应该的,应在主语中加上市电梯安全监管部门。

第三句中的“加强”一词不妥。因为“加强”表示“在原有基础上更有效”的意思,一般用于已经工作一段时间之后对今后的工作提出要求,而不适合用来明确工作职责。对第二、三句修改如下:“市和区(县)电梯安全监管部门应当按照本办法做好本行政区域内电梯的安全监管工作。市电梯安全监管部门还负有对区(县)电梯安全监管部门的督促、检查和指导之责。

第五条区(县)人民政府应当加强对电梯安全管理工作的领导,督促和支持区(县)电棉安全监督管理部门依法履行监督管理职责,及时协调、解决电梯安全监督管理中的重大问题条最后一句的谓宾不搭配。谓语由“协调、解决”两个成分并列构成,其中“协调”与宾语“问题”不搭配。有两种改法:如改宾语则改为“重要工作和问题”,使谓语两个成分分别搭配宾语两个成分;如改谓语则改成“协商、解决”,与宾语“问题”均可搭配,但恐与原文本意略有出入

第六条学校、新闻媒体、社会团体、基层群众性自治组织应当开展电梯安全知识和电梯安全法律的宣传、普及工作,倡导文明乘梯,增强安全意识和自我保护能力

此条犯了公文的常见病:普遍号召,笼统要求,难以落实。比如要求学校开展电梯安全知识和电梯安全法律的宣传、音及工作,仔细分析一下很不现实,因为乡村小学也是“学校”,有必要开展这种宣传普及工作吗?至于“社会团体”、“基层群众性自治组织”的范围更宽泛,细扣起来问题更多。目前一些公文在制定规定或提出要求时把需要执行的单位和不需要执行的单位不加区别、混在一起,笼统要求如何如何,使接到文件的单位有的便难以执行。结果是能执行的就执行了,不能执行的就不执行了。久而久之,对这种笼统要求的工作能执行的有的也不执行了,最后是公文的权威性、法定效力大打折扣

此条的修改,应从可操作性方面考虑。电梯安全知识和电梯安全法律的宣传、普及工作,涉及到很多专业知识,似应由电梯安全监管部门牵头,由电梯生产、安装、维修单位和电梯使用单位(包括其委托的电梯日常维护保养单位),分别进行不同形式的电梯安全宣传工作;新闻媒体和有关的学校、社区组织可在全国安全月期间对电梯安全知识、安全法律集中进行宣传和普及。

此外,最后一句“增强安全意识和自我保护能力”中,“安全意识”有泛指之嫌,应在前面加上特指修饰词“乘梯”二字;“能力词不妥,乘客为了乘电梯还要增强此种才干,太强人所难了吧。此句可改为:“增强人们的乘梯安全和自我保护意识”。

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第七条本市鼓励推行科学的管理方法,采用先进技术,提高电梯安全性能和管理水平,增强电梯生产、使用单位防范事故的能力

先说文字上的问题。一是语序不妥。这是一个因果句,前因是两个成分:“科学管理+先进技术”,后果也是两个成分:“电梯技术性能+管理水平”,但是前后句两个成分的顺序不一致,不符合前后对应的表述习惯。鉴于一般的表述顺序是“技术”在先“方法”在后所以此句可改为:“本市鼓励采用先迸技术和科学管理方法,提高电梯的安全性能和生产运行的管理水平二是最后一句中“事故词之前,应加上“电梯安全”几字,否则,容易产生歧义。

此条内容上的问题是,只说鼓励而不说如何鼓励,像一张空头支票。作为政府一级的鼓励,有何鼓励政策、奖励办法?应有具体说法不能只用两个铅字了事。否则,不会产生任何激励作用。目前一些公文中,充斥着这种“没有错也没有用”的话,官话烩套话,口号原则汤,有人戏称其为“大话公文”。这不仅败坏了文风,还使公文的公信力下降。前一段时间,网上调侃电视剧《潜伏》造成的后遗症,说现今人们见了鸡窝就想伸手掏金条,见了红头文件就想划根火柴烧掉。调侃之中流惑出对“大话公文”的厌恶

第八条任何单位和个人有权向电梯安全监督管理部门举报电梯安全违法行为和电梯事故隐患

此条中的“电梯事故隐患”语义不通。“事故”一词意为祸患隐患”一词意为隐藏着的祸患:“事故隐患祸患隐藏着的祸患”,完全不通。此处应改为“电梯安全隐患”。在此《办法》中有五处使用“事故隐患”,一处使用“安全事故隐患",三处使用“安全隐患”,应统一使用“安全隐患

以上总则八条,条条带伤。不禁令我想到旧时的一首打油诗出兵三十二,回来十六双。人马都还在,个个带刀伤。”公文写得口此遍体鳞伤,是写作的大败仗

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以下六章,为节省篇幅,不再逐条评改,而是分成十个问题,既有语言上的毛病,也有内容上的欠缺,每个问题举一两例评改

1.层次混乱

层次是文章思想内容的表现次序,既是客观事物的发展阶段和各个侧面的有序体现,也是作者思维流动的发展过程。文章的大、小层次安排,是写作的关键环节,应做到严谨、分明,切忌凿枘不投,段落不清,次序混乱

第二章电梯的生产第十二条从事电梯日常维护保养的单位应当做好下列工作

(四)设立24小时日常维护保养值班电话,接到故障通知后及时予以排除

(五)接到电梯乘客被困故障报告后,30分钟内赶到现场实施救

上例有两处毛病

一是题文不符。第二章的标题是“电梯的生产”,下面却冒出来“电梯日常维护保养”一条,讲的是电梯使用中的若干事项,这与电梯生产何干?电梯使用与电梯生产本是两件事,硬要放到一起,就是古人讲的凿枘不投,譬如的卯眼和方的榫头一样格格不入。从文章结构上说,这是违反了层级从属原则,犯了“血统不清”的错误。改正的方法,是将第十二条移到第三章“电梯的使用”中去。经查,国务院的《条例》正是这样安排的

二是段落不清。上例(四)、(五)两款,讲的是同一件事,没有必要分开表述,应并为一款。此外,第(四)款中“故障通知”用词不妥,应为“故障报告"。此款改为:"(四)设立24小时日常维护保养值班电话,接到故障报告后及时予以排除:对电梯乘员被困故障,应在30分钟内赶到现场实施救援

2.前后矛盾

第十二条从事电梯日常维护保养的单位应当做好下列工作

(一)按照电棉使用维护说明书提出的保养项目、方法和周期要求,制定电梯的日常维护保养方案,确保其维护保养电梯的安全技术性能

(二)至少每15日进行一次日常维护保养工作此条中关于电梯保养的周期问题,(-)、(二)两个规定互相打架:第一条规定按照电梯说明书提出的保养同期进行保养;第二条又规定“至少15日”保养一次。由于电梯类型不同,如客梯、货梯自动扶棉等,其说明书提出的保养周期就会有所不同,如果与“至少15日”的要求不一致,是按第一条规定执行还是按第二条规定执行呢?令人无所适从。解决这一矛盾的方法是,将第二条修改为:“电梯使用维护说明书未明确保养周期的,至少每15日进行一次日常维护保养工作”。

3.搭配不当

第十七条电梯使用单位…应当委托取得相应许可的单位实施电梲安装、改造、维修和日常维护保养活动

实施”与“活动”系谓宾不搭配。“实施”即实行,一般与“法令"、“政策"、“计划”等搭配,不与“活动”搭配。此处应将“实施”改为“进行”。

第二十四条……电梯检验检测机构和检验检测人员对涉及的被检验检测单位的商业秘密,负有保密义务此句中“负有”与“义务”不搭配,“义务”作宾语时,与“有”、“尽”等搭配使用。此句改为:“……有保密的义务。”;也可改为“呆密责任”

第二十五)遇有火灾、地震等影响电梯运行和电梯乘客人身安全的突发性事件时,应当迅速采取措施,停止电梯运行。

此句中“影响”与“乘客人身安全”不搭配,应用“危及”,可改为:“遇有火灾、地震等影响电梯安全运行和危及电梯乘员人身安的突发性事件时”。

4.用词不准

第二十条…梯使用单位应当在电梯安全检验合格有效期届满前一个月向电梯检验检测机构提出定期检验要求,此句中“届满”一词应改为“终止”,因为“届满”的含义是担任职务的时间已满",不适合此句的语言环境。

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5.句式杂糅

第十九条…….未经监督检验合格的电梯,电梯使用单位不得投入使用此条中“未经监督检验合格的电梯”一句,将“末经监督检验”和“检验不合格”两个意思纠缠在一起,造成表意不清。应改为“未经监督检验和检验不合格的电梯

6.顾此失彼

第二十七条……电梯检验检测机构通期未答复或者电梯使用单位对电梯检验检测机构的书面答复仍有异议的,可以在收到答复之日起15日内向当地电梯安全监督管理部门申请复验

此条前面说了两种情况:即“逾期未答复”和“对答复仍有异议",而后面的处理办法只针对第二种情况,对道期未答复的却无下文。揣其意应改为:“可以在迨期未答复或收到答复之日起15日内向当地电梯安全监督管理部门申请复验。”

第十四条从事电梯安装、改造、维修和日常维护保养作业的人员,应当取得相应的《特种设备作业人员证》。其中,从事电梯安装改造作业的人员,应当取得电梯安装项目资格;从事电梯维修、日常维护保养作业的人员,应当取得电棉维修项目资格。未取得《特种设备作业人员证》的人员,不得上岗作业。

此条也是犯了顾此失彼的错误。最后一句应改为:“未取得《特种设备作业人员证》及相应资格的人员,不得上岗作业

7.概括失度

第三十四条居民委员会、村民委员会发现辖区内电梯生产、使用单位存在电梯安全事故隐患或者违法行为时,应及时向所在地电梯安全监督管理部门等负有安全监督管理职责的部门报告,

此条中所说的“负有安全监督管理职责的部门,至少包括地区安全生产监督管理局、交通安全管理局、质量技术监督局(电梯安全监督管理部门)等单位,显然,除了电梯安全监督管理部门外,其他部门没有查处电梯安全隐患或违法行为的职权。所以,“负有安全监督管理职责的部门”这一词组概括过度。在公文中经常用美别词来概括同一类的事物,一定要选择概括适度的类别词,避免出现“大词小用”、“小词大用”、“外延交叉”的毛病。请见下例:

第三十一条电梯安全监督管理部门应当对学校、幼儿园、机场车站、商场、体育场馆、展览馆等人员密集场所以及重要会议或者重大活动场所的电梯实施重点安全监察。

此条中将“人员密集场所”、“重要会议”、“重大活动”三个场所并列,其外延存在相互交叉、包容的问题,如“人员密集场所”的外延包含了“重要会议场所”、“重大活动场所”。修改方法是,将重要会议或者重大活动场所”改为“重要会议或重大活动地点”。

8.成分余缺

第十八条…电梯报废时,电梯使用单位应当自报废之日起30日内到原登记部门办理注销

此句中“办理注销”后面缺少宾语,应加上“手续”二字。另一种改法是,删去“办理”二字,因为“注销”的意思就是“取消登记过的事项”,已然达意(一)按照电棉使用维护说明书提出的保养项目、方法和周期要求,制定电梯的日常维护保养方案,确保其维护保养电梯的安全技术性能

此句是无主语句,最后一句中的“其”字所替代的只能是前一句的“电梯”,这样就与“其”字后面“维护保养电梯”重复,应删去其中一项。可改为:“确保其安全技术性能”,或“确保维护保养电梯的安全技术性能

9.表意不明

第二十七条……电梯检验检测机构应当在15日内向电梯使用单位作出书面答复。

此句中“15日”前缺少限制词,意思不确切。按此句上下文意思应改为:“电梯检验检测机构应当在接到书面意见后15日内向电梯使用单位作出书面答复。

第三十三条…发现重大事故隐患的,电梯安全监督管理部门应当报告同级人民政府;需要有关部门支持、配合的,还应当通知其他有关部门。

此条最后一句中的“其他有关部门”,字面意思是“有关部门之外的“有关部门”,不但表意不明,而且与该文本意不符。应改为需要有关部门支持、配合的,还应当通知这些部门

10.内容不妥

第三十七条违反本办法第十条第一款规定,电梯安装、改造维修单位未执行本市《电棉安装维修作业安全规范》导致存在安全隐患的,由电梯安全监督管理部期未改正的,处5000元以下罚

此条规定不妥。如按此规定执行,对违反有关安全规定并导致出现电梯安全隐患的,先是责令限期改正,如果逾期未改正,仅仅罚款而已。这样的规定根本没有尽到安全监管职责,因为仅靠罚款不会令违法行为自动改正,也不会令安全隐患自动消失。笔者认为,为了确保电梯安全运行,除罚款外,至少应该立即停止施工或停止电梯的使用,直至安全隐患消除。诸如此类“一罚了之”的条款,在此《办法》中竟有七条之多

第十二条从事电梯日常维护保养的单位应当做好下列工作

(三)制定应急措施和救援预案,至少每半年进行一次应急演练第十五条电梯使用单位应当做到:…(五)制定电梯事故应急措施与救援预案,并定期组织演练

以上规定不切实际。按照以上规定,一部电梯要由电梯日常保养单位和电梯使用单位分别制定应急措施和救援预案,还要分别进行应急演练。且不说这一规定有无必要,若电梯真的发生事故,是两套预案一起实施还是只选择其中一套实施呢?弄不好要错失救援良机。从实际来看,电梯的使用有两种情况,一种是使用单位自己负责电梯日三行和维护保养,一种是由使用单位菱托专业公司负责电梯日行和维护保养。对前一种情况,应由电梯使用单位制定救援预案和组织演练:对后一种情况,应由使用单位牵头,与其委托的电梯日常保养单位共同制定救援预案和迸行演练,这样规定才易于执行。具体改法是,删去第十二条的第(三)款;并在第十五条第(五)款后面加上“如委托电梯日常保养单位的,应与其委托的单位共同制定上述措施预案和进行演练”

第三十条电梯检验检测机构和检验检测人员利用检验检测工作故意刁难电梯生产、使用单位的,电梯生产、使用单位有权向电梯安全监督管理部门投诉。接到投诉的电梯安全监督管理部门应当及时进行调查处理。经调查属实的,电梯安全监督管理部门可以另行指走电梯检验检测机构承担该单位电梯的检验检测工作

此条规定对调查属实的刁难者的处理,仅仅给受害者调换电梯检验检测机构而已,对故意刁难者却没有任何说法,对因故意刁难给电梯生产、使用单位造成的损失也没有任何说法。这样的规定是不合情理的。

以上择要评改了《办法》中三十多处毛病,此外还有语言罗嗦用词不贴切等毛病,甚至还有未校对出来的错字:如第十九条中“电梯的安装、改造、重大维修过程”中的“过程”二字,应为“工程之误。至于语言罗嗦等毛病,多属可改可不改,这里就不说了

公文语言在一篇公文中虽属次要问题,但是一份省军级的法规性文件,被挑出这么多硬伤、软伤,也真是不应该。更不应该的是,经过公文起草部门一系列修改、审定,再送市政府核稿部门审核,经过几级领导审批签发,竟然都没发现些许问题,真是无话可说。只好借用钱学森一句“名言”:“人都干什么去了?

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