公文商洽函的格式特点范文

公文商洽函的格式特点范文

 

什么是公文商洽函?

狭义的商洽函是发函主体就合作、协作或委托等事宜,向另一个平等的、不相隶属的主体所发出的一种联系函,其目的主要是商谈事宜。广义的商洽函也包含了请批函、知照函等请求批复、知照事项等的联系函。因此,商洽函主要的写作目的便是洽谈公务、表达请求、提出请示、给予意见、事项告知等。

公文商洽函的特点

第一节公文商洽函的特点

商洽函作为一种工作联系函,适用于很多情况。因此,商洽函使用的范围广、频率高,具有广泛性、行文多向性、用语谦敬性的特点。

1.广泛性

商洽函的广泛性,首先是其应用范围的广泛。商洽函的内容没有固定的限制,任何洽谈公务、表达请求、提出请示、给予意见、事项告知的情况都可使用。其次是其使用主体的广泛。它的使用不受级别高低、组织大小的限制,收发函件的主体均以比较平等的身份进行联系。

2.行文多向性

很多文书都是固定的上行文或下行文。而商洽函的行文可以是上行文,也可以是下行文,但大多数商洽函为平行文。

3.用语谦敬性

不论什么类型的函,用语皆得注重谦恭有礼,尊重行文对象,力求得到行文对象更多的理解和支持。

 

第二节公文商洽函的行文对象

商洽函的使用主体具有广泛性,适用于各种级别的XXXX、企事业单位和社会团体,因而其行文对象也具有广泛性,可以是任何XXXX、企事业单位或社会团体等。

商洽函是就某一事项进行商洽的函件,具有很强的针对性。因此,在行文时要紧紧围绕所要商谈事项展开,需重点突出,不可冗杂,让行文对象可以有针对地对问题做出快速的回应。

公文商洽函的格式

第三节公文商洽函的格式

商洽函具有一函一事的鲜明特点,因此篇幅短小,结构简单,旨在用最简洁精练的语言表达最全面的内容。商洽函主要包括标题、正文和落款三个部分。

1.标题

商洽函的标题一般由发文XX+商洽事由+文种构成。比如《中国科学院*x研究所致××大学商洽建立全面协作关系的函》等。有的情况也可在标题处省去发文XX,只包括事由+文种,比如《关于商洽委托代培涉外秘书人员的函》等。

2.正文

商洽函的正文通常由开头、主体和结语三个部分构成。

(1)开头。

这部分主要是对写作缘由、背景和依据的介绍。通常,去函的开头是对上级XX有关指示精神的领会说明,并结合发文XX的实际情况和需要,表达或是疑感或是困难等内容。

复函开头有两种写作方法:第一,直接引用来文的标题及发文字号;第二,简述来函的主题。紧接开头,可以“现将有关问题复函如下”一类承启语引出主体内容、答复意见等。

(2)主体。

主体要详述需要商洽、询问、答复、请求批准、联系或答复审批及告知的事项,是商洽函主要内容的阐述。如果去函或复函的事项比较单一,主体可与写作缘由结合为一段,否则,需要分条阐述。

(3)结语。

商洽函结语的写作要根据具体的文种区分。比如,对于只是告知行文对象事项而不需要回复的函,结语常用“特此函告”“特此函达"等。如果是要求行文对象回复的,则要写明“盼复”、“望函复”、“请即复函”等。而请批函则要以“请批准”、“请大力协助为盼”、“望能同意”等语句表明函的内容。

3.落款

落款包括发文XX和成文日期两部分内容。为了体现发文XX的严谨和慎重,XX名称要用全称或规范化的简称,成文日期要用汉字写清楚年、月、日,并加盖公章。

 

第四节公文商洽函的语体特点

商洽函是一文一函,并要做到行文平实,直奔主题,语言使用规范得体。

1.平实、准确

商洽函旨在快速明了表达中心意思,并得到行文对象迅速的回复。因此,切忌转弯抹角,避免空话、套话和空泛的议论,要简练准确地表达中心思想。

2.规范得体

发函要使用平和、礼貌、诚恳的语言,对主管XX要尊重、谦敬;对级别低的XX、单位或团体要平和;对平行XX、单位或团体和不相隶属的XX、单位或团体要友善。切忌使用生硬、命令性的语言,并要注意谦辞、敬辞的规范使用。

 

第五节遭词造句技巧

商洽函的语言重在简洁、明白。在遗词造句方面,要做到以下三点内容:

1.明确清楚

行文中可使用“就以下事项与贵单位进行商洽”之类的表述。标示性语言的运用可以使函件内容指向更明确,便于行文对象迅速把握事项。

2.多用短句,少用修饰语

短句的特点是简洁明了、明白易懂。在陈述事件的时候使用短句便于行文对象理解,并迅速做出反应。另外,要尽量剔除修饰语,突出核心事件。

3.礼貌用词

礼貌的用词可增加行文对象对发文XX的好感,应合理使用。在使用礼貌用词时,要注意态度的不恭维、不逢迎,并注意敬辞、谦辞的正确使用。

公文商洽函的范文

第六节公文商洽函的范文解析

范文解析一:

关于商洽合作出版《建X90年》大型画册的函

xx美术学院教务处:

在中国XXXXX建X90周年之际,我出版社决定出版展示中国XXXXX光辉历程和伟大成就的大型史诗画册《建X90年》。《建X90年》大型画册是一部重要出版物,已得到新闻出版总署和中宣部领导的认可。

由于缺乏专业的美术编辑,因此商洽同贵院合作出版,由贵院抽调优秀学生组成美编组进行创作事宜,我社提供相应的资金支持。希望贵院和我社能通力合作,在建X90周年之际隆重推出这一大型出版物作为献礼。

是否慨允,恳请函复为盼。

xx出版社(印章)

二0—一年xx月xx日

点评

范文虽然篇幅短小,但逻辑清楚、中心突出,既陈述了合作原因、具体内容和合作方式,又表达了强烈的合作愿望,语言流畅,首尾连贯。“贵院”、“请函复为盼”这类谦敬词的使用,也很好地体现了商洽函的语体特征,是一篇商洽函的佳作。

 

范文解析二:

关于访问学习的函

致xx股份有限公司:

敬启者

我公司为**公司(简称:×x)。

通过贵我两方2010年4月份的合作,我公司领导层认识到我公司与贵公司存在的差距。因此,我公司拟定了访问贵公司的计划,希望可以通过访问学习贵公司的管理模式、先进理念,以提高我公司人员素质,促进贵我双方在未来的发展中深入、广泛地开展合作。

不知贵公司意见如何,请函告。

公司名称:xx公司

通信地址:xx市xx路xx号

邮编:xxxxxxE-mail:xxxxx联系人:xxx经理

电话:xxxxxxxx二O-0年六月五日

点评

范文《关于访问学习的函》是一篇企业之间希望相互学习、谋求建立合作关系的函,语言简洁,表意清晰。寥寥数语便将访问学习目的、合作意向和自身情况介绍等表达清楚、简洁明了。

公文商洽函的格式特点范文

第七节经验分享

在商洽函的写作中,针对商洽的事项和行文对象,要注意以下三点内容:

第一,准确把握商洽事项。发文XX能否准确掌握事项直接影响着函件的质量。准确拿握核心事件可以使函件内容更加清楚明白,准确性更强。

第二,用语得体。函件的用语XXXX着发文XX的态度,行文对象的情绪也很容易受到函件态度的影响。因此语句的得体选择十分重要,既要谦恭有礼、尊重对方,又要保持双方地位的平等。

第三,语言要凝练、准确、严密、肯定,避免产生歧义。此外文字不能空泛、空洞,内容要充实完整。