什么是商洽性公文?商洽性公文的特点结构及撰写要求

什么是商洽性公文?商洽性公文的特点结构及撰写要求

什么是商洽性公文?

商洽性公文,又称“函”,是指不相隶属的平等主体之间为了达成合作、协作、委托等意向而进行协商洽谈时使用的公文。

“函”有公函和便函的区分。公函是XX、单位或团体之间在公务活动往来中使用的正式公文;便函也适用于单位、XX或团体之间的公务往来,与公函的最大区别在于没有正式的格式要求,对标题、发文字号等事项要求不严格,只需要在文中写明发文XX名称、成文时间,然后加盖公章即可。

“函”主要包括商洽函、问复函、请批函和知照函四种。

商洽性公文的特点

一、商洽性公文的特点

1.形式灵活,适应性强

“函”虽然主要用于平行XX、单位或团体和不相隶属的XX、单位或团体之间的交往,但有时也可用于上下级XX之间的交往。比如一些一般性、事务性的询问和答复,就不一定用规范性强的请示和批复,而可以用形式简单灵活的函。所以,函在很多情况下都可以使用,具有很强的适应性。

2.务实性强

“函”是一种方便的公文,很多XX用函来解决事情,方便快速,可以省去很多正式公文的呈送、下发程序,有很强的务实性。

3.平等沟通

“函”主要用于不相隶属的XX、单位或团体之间互相商洽工作、询问和答复问题,要求体现双方平等沟通的关系,这是“函”最特别的地方。在向有关主管部门请求批准,双方又不是隶属关系的时候,不能使用请示和批复,只能用函,并且函的姿态、措辞、口气也跟请示和批复大不相同,同样要体现平等性和沟通特点。

4.单一针对性

“函”的内容必须单一,一份函只能写一件事项。函不需要在原则、意义上进行过多的阐述,不重务虚重务实,只要对询问的事项做出有针对性的陈述和要求即可。

商洽性公文的结构

二、商洽性公文的结构

“函”的结构要求主题突出,详略得当,层次分明。

首先,结构作为函的骨架,包括的内容很全面,但是在内容安排上又要有轻有重,有繁有简,详略得当,突出主题。这样,收函XX、单位或团体在看到函后就能很快把握要针对什么问题做出答复,或明白自己在工作中需要注意什么地方。

其次,要做到层次分明。“函”的内容是一事一函,一般篇幅短小,在行文中一方面要合理地安排段落划分。同时,段落之间的内容不能相互包含,纠缠不清。另一方面段落之间的逻辑规律要合理,段落之间有明显的先后顺序或者轻重侧重;段落的安排还要与公文开头遥相呼应,增加函的逻辑严谨感,使收函XX、单位或团体能以最快的速度理解函的内容。

商洽性公文的撰写要求

三、商洽性公文的撰写要求

“函”的撰写要求很简单,做到一事一函,简洁明了。“函”就是为了方便不相隶属但是工作上有联系的XX、单位或团体之间协调工作,互相知照事项而产生的,因此力求简约、简洁,从而最快地达到目的,提高办事效率。

这里我们讲的是公函的写作。在撰写公函的时候要注意按照规定的格式来写,灵活是内容的特点,格式要做到规范。

商洽性公文的写作经验

四、商洽性公文的写作经验

在函的写作中要注意以下三点内容:

第一,注意“函”与“请示”、“批复”等正式的公文的区别。函是向没有隶属关系的业务主管XX请求批准有关事项,以方便工作的。除非情况特殊,否则不能向隶属XX使用函。

第二,在写作中要求开门见山,直奔主题。无论去函还是复函,都不要转弯抹角,切忌空话、套话和空泛的议论:要直接明了,主旨鲜明突出,态度明确。

第三,语言使用要规范得体,体现出函的用语特色。发函要使用平和、礼貌、诚恳的语言,体现对主管XX的尊重、谦敬。对级别低的XX、单位或团体要平和、不儒傲,对平行XX、单位或团体和不相隶属的XX、单位或团体要友善、平等。切忌在函中使用生硬、命令性的语言。