会议纪要的写作格式及注意事项

会议纪要的写作格式及注意事项

 

一、会议纪要的组成部分

会议纪要一般由标题、开头、主体、结尾四部分组成。

1.标题。例会、办公会议纪要的标题,要求标明是何单位、何种性质的会议。其他会议纪要的标题一般由会议召开单位、会议名称和文种组成,也有只由会议名称和文种两项组成的标题。

2.开头。简要介绍会议的基本情况,叙述召开会议的根据、目的、会议的起止时间、地点、参加会议的人员、会议的基本议程、主要活动和会议的结果。

3.主体。紧承开头,具体阐述会议讨论的问题和意见、结论和决定以及对今后工作所提出的要求,从而把会议的主要精神和成果全面、具体、详尽地反映出来。常见的写法有两种:

(1)概括叙述式。就是把会议的发言、讨论的情况加以综合分析,围绕中心内容,归纳概括成几个部分,分条分段用“一、二、三……”的形式或冠以小标题进行排列,标明层次,然后对各个部分作完整系统的说明和阐述。这种写法的优点是:拟写灵活,纲目清晰,层次分明,便于将问题讲深讲透。

(2)发言记录式。既可按会议的发言顺序,把握发言要点,将发言者的观点、论据如实记录整理;也可按会议讨论的问题,分别列出小标题,然后在小标题的下面写出重点发言。这种写法较概括叙述式更简便,一般小型会议、专业性会议或座谈会的纪要多采用此种写

4.结尾。一些会议纪要不单独写结尾,主体部分的最后一个问题写完即结束全文。有些会议纪要要单独写一段结尾,或是写会议主持人或其他领导人的总结讲话;或是对会议作出一些基本评价,发出号召,提出希望。

会议纪要的写作格式及注意事项

二、会议纪要正文的几种写法

会议纪要的正文主要有三种写法。

1.条项式写法

即把讨论的问题和决定的事项分条分项写出。会议讨论了几个问题,纪要就以几个问题各自成一点写出。工作会议纪要大多都采用这种写法。这种写法,条条项项井然有序,便于理解、记忆、执行。

2.综合式写法

即把会议内容按性质综合为若干部分,然后逐一写出。工作经验交流会纪要、学术问题研讨会纪要一般都用这种写法。这种写法有一定的难度,但有利于概括丰富的内容,有利于从原则高度上把问题讲深讲透。

3.摘录式写法

即摘要只记会上发言内容,按发言顺序或按内容性质归类写出。

这种写法,通过摘录发言人的话,反映发言人的观点,使人觉得客观、真实。先写发言者的姓名,然后再记其发言。记发言者的第一次发言时,在姓名后可注明单位、职务。要注意不要全文、原话尽录,要摘其要点。

会议纪要的写作格式及注意事项

三、写作会议纪要应注意的事项

1.要占有大量丰富的感性材料,主要是做好会议记录,这是撰写会议纪要的基础工作,也是会议纪要的材料来源。

2.在对基本材料进行整理、筛选的基础上,要进行精心构思,理出会议纪要的基本框架结构,列出各部分的简要写作纲目,并注意将会议进行中的新情况及时列入有关纲目内。在构思、酝酿成熟之后再进行起草,一气呵成,然后反复修改、定稿。

3.要突出会议的主题,不能有多个中心,不能面面俱到。要抓主题、抓主流、抓实质。要善于整理、归纳出会议的中心内容,写清会议所明确和解决的主要问题,不能主次不分,写进一些与会议中心无关的内容或意见。

4.会议纪要的写作要有条理,逻辑性要强,观点要鲜明,对于问题的概括要完整,不能以偏概全。要抓观点、抓结论、抓落实。对于具体的方法措施要详写,以便于指导工作。会议纪要用语要简练,用词要精当,不能写得烦琐冗长,不能用“大概”“可能"等表述不精确的词语。

5.切忌将会议纪要写成会议决议,也切忌将会议纪要写成会议记录。

6.会议纪要的写作必须忠于会议实际。表达准确,突出重点,简明精练,条理清晰。