函的写作格式要求与注意事项

函的写作格式要求与注意事项

函的写作格式

一、函的写作格式

1.标题

函的标题通常为“发文XX+事由+文种”的形式,如“xxxx关于联系临时借房问题的函”。如属回复问题的函,则多在“函“字前加“复”字。如“关于建设单位为动迁户建房问题的复函"。

2.发文字号

函要有正规的发文字号,其写法与一般公文相同,由“XX代字+年号+顺序号”组成。大XX的函,可以在发文字号中显示“函”

3.主送XX

一般来说,由于函的行文对象是明确、单一的,所以多数函的主送XX只有一个。但有时内容涉及部门多,也有排列多个主送XX的情况。

4.正文

需写明下述三部分内容。

(1)制发函的根据与理由

如:“根据XXX国发[xxxx]xx号文件关于凡新建(包括统建和自建)、扩建宿舍,都应把必需的生活服务设施包括进去,遵守商业服务网点应占新建扩建面积的7%左右的规定,请你局.…….

(2)商治或询问(答复)以及请求批准的具体事项要求中心明确、内容具体,方便对方办理或答复。

(3)结尾

通常适宜使用致意性的词语,如“致以敬礼”“谨致谢忱",或以“特此函告”“特此申请”“为盼”"为荷”等专用语结束上文。

函的写作要求

二、函的写作要求

函的写作,除了要注意格式的规范化外,还要注意以下几点:

1.行文要直陈事项、言简意明

这是为了提高办事效率,对函的内容表达提出的要求。受文单位和有关的其他单位可照做无误。要达到如此要求,写作时就要坚持开门见山、直陈事实,以简要的文字,将需要商洽、询问(答复)、申请、知照的事项(问题)明确具体地交代清楚。

2.用语谦和,讲究分寸

函可以多向行文。行文关系的多样和复杂,要求其更要注意语言的得体。因此,用语要讲究礼节,不使用告诫、命令性的词语,语气应委婉得体。涉外公函或不相隶属XX之间的公函,必要时还要使用尊称与致意性词语。但是公函与私人信件有严格区别,XX之间的诚恳致意是必要的,但不要形成客套;尊重对方是应当的,但不可过分,形成恭维奉迎。用语应当适度,掌握分寸。比如,对方在工作中给予了充分的支持和合作,在函中说声“感谢”或“感激”是需要的、恰当的。

3.函主要用于说明有关事项与提出要求事项部分内容单一,一函一事,行文要直陈其事。要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。

4.函是正式公文的文种,必须行文郑重必须具备正式公文的规范格式,使用印有发文XX名称的信纸,拟定标题,编制发文字号,结构要求完整。

写作函应注意的事项

三、写作函应注意的事项

1.函是正式公文,必须具备公文的规范格式,公文的组成部分也要求完整。不要把函当成公务信件。

2.扭转轻视“函”的倾向。函是XXXXXX的正式公文,有它的法定权威性。发文单位要郑重其事,不能因其是“函”而轻率发出:收文单位要郑重对待,要公事公办,一丝不苟,不能因其是“函"

而不予理睬。尤其是向主管部门请示批准的函,它代行请示职能,不能因其不使用“请示”而置之不顾。如果平行XX或不相隶属XX向主管部门请求批准而用了“请示”,反而是错用了文种。

 

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  • 时间:2019年06月30日 05时39分23秒
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