函的种类与适用范围

函的种类与适用范围

 

一、函的概念

函是平行XX或不相隶属的XX之间,商治和联系工作、询问和答复问题时经常使用的一种公文文体。这种平行公文一般不具有指挥或指示的作用。但实际工作中,上下XX之间联系工作,询问、答复或通知某些政策性问题时,也往往使用函。这种函件则具有一定的指示性和指挥性。

 

二、函的适用范围

“函适用于不相隶属XX之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项”。函的答复功能仅仅适用于不相隶属的XX之在公文的应用中,函的用途是比较广泛的。不相隶属XX之间商谈公务、接治工作,询问事情、征求意见,答复问题、请求帮助及告知情况、催办事务,等等,都可以使用函;向归口管理部门请求对某一事项予以批准,也可以使用函。函既可以在平行XX及不相隶属的XX之间使用,也可以在上下级XX之间使用。

函的种类与适用范围

三、函的种类

按函件的内容和作用分,函可以分为以下五类:

1.商洽性函:

商洽性函为XX(部门)之间联系和商洽工作时使用。这类函的正文一般有两部分:

(1)商洽缘由。写明发函的原因。

(2)商洽事项。明确提出所要联系和商治事项的具体内容,要注意写清对对方的要求和希望。

2.询问性函:

这类函为向对方询问有关问题,有时也可在简述某一事项,提出处理意见,请求对方给予答复时使用。正文一般包括两个方面:

(1)询问原由。说明询问的目的或原因,也可叙述有关情况,以使对方了解所询问问题的由来。

(2)询问内容。明确而具体地写明所询问的问题。

3.答复性函:

这类函为答复对方来函所询问的问题时使用。上级XX对下级XX一般性的请示,除批复外,也可用函给予答复。正文分为三个层次:

(1)告知情况。说明对方来函收悉,并在简要复述对方所询问问题或所提要求后,常用“经…….研究,现答复如下”等语来承上启下,过渡到下文。

(2)答复意见。针对来函内容,给予明确、具体的答复。

(3)结尾。最后以“此复”“特此函复”或“谨作答复”作结。

如果告知情况部分用了“现答复如下”,则可不写结尾。

4.委托性函:

这类函是在委托有关部门(单位)代办某些事项时使用。如各地XXXX经常用它委托有关部门代办一般性案件,或代查与一般性案件有关的某一情况。正文通常有以下三部分:

(1)委托原由。说明委托的目的以及所要委托代办或代查等项的基本情况。

(2)委托内容。说明委托代办或代查的具体要求及应注意的问题,包括时间限制、质量要求或数量指标等详细内容。

(3)结尾。一般写“以上事项,希大力协助办理(或查清)并请尽快回复”等语。

5.告知性函:

这类函是将某一事项或某些情况(包括办理受托代办事项的情况等)告知有关部门(单位)时使用的。

它与答复性函非常接近。它们的根本区别是:答复性函是答复对方所询问的问题,而告知性函则是告知对方代办或代查事项的情况。

这类函的正文通常有两部分:

(1)告知原因。说明制发本函的原因。

(2)告知事项。简要叙述告知对方有关事项的具体内容及应注意的问题。

无论写哪类函,都必须注意以下两点:

第一,一函一事,突出中心,有的放矢,及时准确。第二,直述原由,行文简洁,语言明快,措辞得体。

函的种类与适用范围

四、私函与公函的区别

私函的文字基本上较为随意,大多是怎么想就怎么写,直抒胸臆,较少人为地修饰。相对于私函的口语化,公函的语言显得更为书面化。公函一般不使用口头语言而较多使用诸如“均”“系”“暨”“特此函复”“收悉”等文言词和公文专用语。

公函中除了较少使用口语化的文字之外,一般也不能使用针对个人的寒暄用语。公函是谈论公务的信件,对所谈的问题要力求开门见山,不能绕圈子,更不能在讨论公务的文字中加入诸如“身体好吗”“工作顺利吗”之类的私人之间的寒暄用语。这类文字非但无助于工作的开展,相反还会使严肃的公文庸俗化。另外,在正式的公函中也不能用“此致敬礼”等私函常用的礼貌用语来结尾,而要用“特此函告”“特此函复”之类的公函专用语来收尾。如果是便函则可以用“此致敬礼”来收尾。

明白了公函与私函的区别之后,在拟写公函时就不能随意在公函中加入一些“热情洋溢”的文字,在阅读公函时,也不能因为来函的文字缺少私函式的“温情”,就因此断定发文者不近人情、难以合作。

 

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  • 时间:2019年06月30日 05时39分09秒
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