批复的写作格式及要求

批复的写作格式及要求

批复的写作格式及要求

一、批复的写作格式

1.标题和主送XX

批复通常由标题、正文、执行要求三部分构成。

(1)标题

批复的标题一般为“发文XX+主要内容+文种”的形式。不同的是,批复往往在标题的主要内容一项中,明确表示对请求事件的意见和态度,而一般公文标题中的主要内容部分一般只点明文件指向的中心事件或问题,多数不明确表示态度和意见。

(2)主送XX

批复的主送XX只有一个,即发出请示的下级XX。

2.正文

这部分内容,由批复依据、批复事项、执行要求三部分组成。

(1)批复依据

批复依据主要涉及对方的请求和与请求事项有关的方针政策、上级规定。

对方的请求是批复最主要的论据,要完整引用请示的标题并加括号注明其请示的发文字号。

上级有关的文件和规定是答复请示的政策和理论依据。可表述为:

根据xx关于xx的规定,现批复如下。必要时,可标引文件名、文件编号和条款序号。如果下级请示的事项在上级文件和规定中找不到依据,这样的文字便不需出现了。

(2)批复事项

针对下级XX请示所发出的指示,作出的批准决定,以及补充的有关内容,都属于批复事项。如果内容复杂,可分条表述,但必须坚持一文一批的原则,不得将若干请示合在一起用列条的方式分别给予答复。

(3)执行要求

对下级执行批复的要求可写在结尾处,文字要简约。

批复的写作格式及要求

二、批复的写作要求

1.要注意专向性

由于批复具有很强的专向性,因此,批复的内容应紧紧扣住来文中请示的问题,给予指示或表明态度。答复问题要全面,不能只对部分请示事项作答复,而对其他部分不作表态。

2.要有鲜明的态度

上级XX的批复,无论是解释政策,还是审批事项,是同意、不同意,还是部分同意,或是暂时不议,都要旗帜鲜明地表示态度,以便于下级XX有所遵循,以此开展工作。

3.要有充分的理由

批复,无论是对有关政策作出解释,还是对求批事项表明态度。

都要有充分的理由。所谓充分的理由,既可以是现行的方针、政策、法律、法规,也可以是客观条件、现实状况。

4.要有时效性

领导XX应急下属XX之所急,接到请示之后,就要及时研究、及时批复,做到及时行文。

批复的写作格式及要求

三、撰写批复应注意的问题

1.拟写批复时要严肃、具体而明确。批复对执行XX来说就是指示。

2.要有正式的书面请示才能批复,不得将口头或电话请示作为批复的依据。

3.批复一般只给来文请示的单位。如有普遍意义,也可以同时抄送所属各单位。

4.写作批复要有理有据。

下级请示事项是多方面的,有些可能是涉及具体政策性的重大问题。批复时一定要进行周密的调查了解,掌握有关倩况,还要熟悉有关政策法令和办事准则,反复研究后再给予答复。尤其要寻找政策依据,同意的,根据什么;不同意的,又根据什么,有理有据,对工作及批复的执行才有利。切忌简单、草率地回复。即便是不予同意的,也要说明理由,不能生硬否决而不说明理由依据。

5.行文简洁。

批复的篇幅一般不宜过长,要求简洁、概括、集中,文字简短、精当,将领导决定的意见表达清楚即可,不必作具体的分析和详尽的阐述。

6.坚持一请示一批复的原则。

这个要求与请示的“一文一事”相对应。只有做到“一请示一批复”才能增强针对性。同时要注意,只能在职权范围内批准、答复问题,否则即是无效批复。

7.批复的意见要态度明朗。

批复意见必须十分清楚、明白,态度明朗。同意或不同意或部分同意均要明确,措辞要恰当,语气必须肯定,用词必须准确,表述必须清楚。容易产生歧义的词不能用于批复的写作。另外,回复意见也要有针对性,围绕请示的问题来谈,对请示的问题要——给予答复,既不能另找话题、说东道西,也不能只答复一部分而遗漏了一些内容。

8.批复对象要明确。

在所有的下行文中,唯批复的主送XX只有一个。在一般情况下,不能多头主送,更不能变单头主送为普发文件。