《党政机关公文格式》五点要素的编排规则

《XXXX公文格式》五点要素的编排规则

解读这里重点对公文格式要素及其编排作简要梳理和归纳,便于大家理解和掌握。

版头部分编排规则

1.版头部分

(1)份号。

份号指公文份数的顺序号,即将同一文稿印刷若干份时每份公文的顺序编号,涉密公文应当标注份号。标注份号一般用6位3号阿拉伯数字,顶格编排在版心左上角第一行。

(2)密级和保密期限。

涉密公文应当标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限,保密期限是对公文秘密等级时效规定的说明。标注时一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角第二行,保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

(3)紧急程度。

公文送达和办理的时限要求,根据公文紧急程度,分别标注“特急”“加急”,电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。如需标注紧急程度,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角或密级的下一行;如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度,按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

(4)发文XX标志(注:原称“标识”现称“标志”)

由发文XX全称或者规范化简称加“文件”二字组成,也可以使用发文XX全称或者规范化简称(一般X的XX这样使用,不加“文件”二字)。发文XX标志居中排布,上边缘至版心上边缘为35mm,推荐使用小标宋体字,颜色为红色,以醒目、美观、庄重为原则。联合行文时,如需同时标注联署发文XX名称,一般应当将主办XX名称排列在前;如有“文件”二字,应当置于发文XX名称右侧,以联署发文XX名称为准上下居中排布。

(5)发文字号。

发文字号是发文XX按照发文顺序编排的顺序号,由发文XX代字、年份、发文顺序号加“号”组成。编排在发文XX标志下空二行位置,居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注,年份应标全称,用六角括号“[]"括入;发文顺序号不加“第”字,不编虚位(即1不编为01),在阿拉伯数字后加“号”字。联合行文时使用主办XX的发文字号,上行文的发文字号居左空一字编排,与最后一个签发人姓名处在同一行。

(6)签发人。

上行文应当标注签发人姓名,签发人必须是本XX主要负责人或主持工作的领导。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成,居右空一字,编排在发文XX标志下空二行位置(即与发文字号同处一行)。“签发人”三字用3号仿宋体字,签发人姓名用3号槽体字。如有多个签发人,签发人姓名按照发文XX的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排,一般每行排两个姓名,回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

(7)版头中的分隔线。

发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。

主体部分编排规则

2.主体部分

由标题、主送XX、正文、附件说明、发文XX署名、成文日期和印章、附注、附件等要素构成,即公文首页红色分隔线(不含)以下、公文未页首条分隔线(不含)以上的部分。

(1)标题。

是对公文主要内容准确、简要的概括,由发文XX名称、事由和文种组成。一般用2号小标宋体字,编排于红色分隔线下空二行位置,分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排列应当使用梯形或菱形,不应使用长方形或沙漏形(注:原《XXXXXX公文处理办法》规定:“公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号”,而《XXXX公文处理工作条例》对此没有作专门要求实际使用中是否加标点可根据需要或视省XX办公厅使用情况而定)。

(2)主送XX。

即公文的主要受理XX,应当使用XX全称、规范化简称或同类型XX统称。编排于标题下空一行位置,居左顶格,回行时仍顶格,最后一个XX名称后标全角冒号。如主送XX名称过多导致公文首页不能显示正文时,应当将主送XX名称移至版记。

(3)正文。

公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字,编排于主送XX名称下一行,每个自然段左空二字,回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、””(一)”“1.”"(1)”标注;一般第一层用黑体字,第二层用楷体字,第三层和第四层用仿宋体字标注。一般每面排22行,每行28个字。

(4)附件说明。

公文附件的顺序号和名称。如有附件,在正文下空一行左空二字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1.xxx×”),附件名称后不加标点符号。附件名称较长须回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。

(5)发文XX署名、成文日期和印章,有四种不同的情况。

一是加盖印章的公文(公文中有发文XX署名的应当加盖发文XX印章,并与署名XX相符),成文日期一般右空四字编排,印章用红色,不得出现空白印章。单一XX行文时,一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文XX署名,印章端正、居中下压发文XX署名和成文日期,使发文XX署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。联合行文时,一般将各发文XX署名按照发文XX顺序整齐排列在相应位置,并将印章—对应、端正、居中下压发文XX署名;最后一个印章端正、居中下压发文XX署名和成文日期;印章之间排列整齐、互不相交或相切;每排印章两端不得超出版心;首排印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内(注:联合上报的公文可以由主办XX加盖印章,联合下发的公文发文XX都要加盖印章)。二是不加盖印章的公文(电报可以不加盖印章,X的XX有特定发文标志的普发性公文可以不加盖印章)。单一XX行文时,在正文(或附件说明)下空一行右空二字编排发文XX署名,在发文XX署名下一行编排成文日期,首字比发文XX署名首字右移二字,如成文日期长于发文XX署名,应当使成文日期右空二字编排,并相应增加发文XX署名右空字数。联合行文时,应当先编排主办XX署名,其余发文XX署名依次向下编排。三是加盖签发人签名章的公文,单一XX制发的公文加盖签发人签名章时,在正文(或附件说明)下空二行右空四字加盖签发人签名章,签名章左空二字处标注签发人职务,以签名章为准上下居中排布,在签发人签名章下空一行右空四字处编排成文日期。联合行文时,应当先编排主办XX签发人职务、签名章,其余XX签发人职务、签名章依次向下编排,与主办XX签发人职务、签名章上下对齐,每行只编排一个XX的签发人职务、签名章,签发人职务应当标注全称,签名章一般用红色。四是特殊情况说明,当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时,可以采取调整行距、字距的措施解决。

(6)附注。

是需要说明的其他事项,如公文的发放范围、XX信息公开方式、联系人和联系电话等。如有附注,居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行,“请示”件须在附注处标明联系人和电话。

(7)附件。

公文正文的补充、说明或参考资料。附件应当另面编排,并在版记之前,与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行,附件标题居中编排在版心第三行,附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订,应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件

版记部分编排规则

3.版记部分

由版记中的分隔线、抄送XX、印发XX和印发日期等要素组成,即公文未页首条分隔线以下、未条分隔线以上的部分。

(1)版记中的分隔线。

版记中的分隔线与版心等宽,首条分隔线和末条分隔线用粗线(推荐高度为0.35mm),中间的分隔线用细线(推荐高度为0.25mm)。首条分隔线位于版记中第一个要素之上,末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

(2)抄送XX。

除主送XX外需要执行或知晓公文内容的其他XX,应当使用全称、规范化简称或同类型XX统称。如有抄送XX。一般用4号仿宋体字,在印发XX和印发日期的上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送XX名称,回行时与冒后的首字对齐,最后一个抄送XX名称后标句号。如须把主送XX移至版记,除将“抄送”二字改为“主送”外,编排方法同抄送XX。既有主送XX又有抄送XX时,应当将主送XX置于抄送XX之上一行,之间不加分隔线。

(3)印发XX和印发日期,即公文的送印XX和送印日期。

印发XX和印发日期一般用4号仿宋体字,编排在末条分隔线之上,印发XX左空一字,印发日期右空一字,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01),后加“印发”二字。版记中如有其他要素,应当将其与印发XX和印发日期用一条细分隔线隔开。

 

4.公文的特定格式

(1)信函格式。

发文XX标志使用发文XX全称或者规范化简称,居中排布,上边缘至上页边为30mm,推荐使用红色小标宋体字。联合行文时,使用主办XX标志。发文XX标志下4mm处印一条红色双线(上粗下细),距下页边20mm处印一条红色双线(上细下粗),线长均为170mm,居中排布。如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度,应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下,按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列,第一个要素与该线的距离为3号汉字高度的八分之七。发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下,与该线的距离为3号汉字高度的八分之七。标题居中编排,与其上最后一个要素相距二行。第二条红色双线上一行如有文字,与该线的距离为3号汉字高度的八分之七,首页不显示页码。版记不加印发XX、印发日期和分隔线,位于公文最后一面版心内最下方,首页不显示页码。

(2)纪要格式。

纪要标志由“xxx×纪要”组成,居中排布,上边缘至版心上边缘35mm,推荐使用红色小标宋体字。标注出席人员名单,一般用3号黑体字,在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字,后标全角冒号,冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名,回行时与冒号后的首字对齐。标注请假和列席人员名单,除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外,编排方法同出席人员名单。纪要格式可以根据实际制定。

《党政机关公文格式》五点要素的编排规则

5.其他情况说明

(1)页码。一般用4号半角宋体阿拉伯数字,编排在公文版心下边缘之下,数字左右各放一条一字线,一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字,双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的,空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时,页码应当连续编排。

(2)公文中的横排表格。A4纸型的表格横排时,页码位置与公文其他页码保持一致,单页码表头在订口一边,双页码表头在切口一边。

(3)公文中计量单位、标点符号和数字的用法,按XX标准执

(3)公文中计量单位、标点符号和数字的用法,按XX标准执行。