公文起草和修改技巧

公文起草和修改技巧

1.写作前的构思

写作活动,是一项创造性的精神劳动。起草阶段,是写作的“实践”阶段。写作主体时必须思想高度集中,潜心思素。这如同演员演戏,一个演员要把戏演得精彩,总是千方百计地进入角色。起草公文时,需要写作者如身临其境,全神贯注、全身心地进入角色,为行文一气呵成创造良好的心境。有时,在行文中也会发生阻隔,但只要集中精力进入角色,就一定能一鼓作气,攻克难关,进入“柳暗花明又一村”的境界。因此,写作的行文阶段需要最佳精神状态。假若心神不定,心猿意马,甚至想入非非,要想写好文章是不可能的。

公文起草和修改技巧

2.抓住灵感

经过艰苦的构思过程,文章框架结构已经建立起来,思路豁然贯通,神思飞动,文思泉涌,“灵感”来临。这时,就应“趁热打铁”,一气呵成,让汹涌奔腾的思潮一泻千里,“力气用在刀刃上”。这样,不仅能发挥理论水平、知识积蓄和写作才能,而且能增强文章的整体感,取得最佳写作效果。错过“灵感”来临时机再去捕捉,就要大费周折。

有鉴于此,那种写写改改、折腾来折腾去的做法,既浪费时间,又写不出水平,就是由于起草不得法。特别是在字句上下功夫过多,是起草的大忌,必须避免。因为这样会把起草过程拉得很长,断断续续,被日常工作和琐碎事务穿插其间,随着思考对象的频繁变换,起草者思绪分散,注意力转移,在间隔的几段时间内所写成的文稿,极易内容交叉、语意重复或衔接不紧、角度移异,从而在全篇和谐、各部分协调等方面有严重缺陷,日后再行修改势必耗时费力。

3.掌握方法

有些文稿的起草受多方面牵制,特别是会议总结、调查报告等综合性文稿,许多素材须随着工作活动的逐步展开才能获得,总体情况依赖各方面的提供、汇总,关键观点、结论有待领导讨论敲定。而一旦材料汇齐,文稿使用时限也接踵而至,来不及从容推敲、精练、构思、易形成先等后赶的局面。为防止延迟误事或草率成篇,应不待万事俱备就先行动笔,将撰草起点推前。

根据纲目,可将通篇分为几大部分,每一部分再分为若干单元,每一单元作一卡片,分别编号。随着工作进程的展开,对材料充分和思考成熟的单元先行另页撰草成文。而绕过材料不足、构思未成熟或尚无定论的单元,留待条件具备后再写。等各单元全部完成,再从头到尾串联起来,调整内容、修改文字、贯通语气,集各段为全文。

4.重复修改

任何公文写作者,无论其经验如何丰富、才思如何敏捷,撰草中总难免有思虑不周、疏漏失误之处。其原因在于:

(1)文稿应是对所述工作情况的本质真切、概括的反映,是对规律性的正确、深刻、全面的认识。但是,公文写作的受制性、时限性等特点,决定了执笔人必须遵循XX指令撰草。即便是面对不完全熟悉的情况,作为写作任务,既无可推托,也不能旷日持久。因此,可能会对领导意图理解有偏差,对实际情况掌握不全,形成“意不称物”的缺陷。修改就是深化认识、更正补充、正确表述的过程。

(2)即便撰文人事前将领导意图吃得很透,对实际情况摸得很准,思想认识正确无误,在把它转化为文字的过程中,也难免会“文不达意”。修改也是使文字表述切合初衷的重要一环。

(3)构思中对层、段、句、词酝酿得越细密、深入,在脑海中的串联也就越复杂,局部印象也就越不稳定。故此,起草时需要力求速成,然后再从不同角度、方面对文稿进行全面检查。从这一写作规律出发,主动修改自己起草的文稿,实际上是起草的延续和深化。

公文起草和修改技巧

5.怎样修改

修改公文主要是从观点、主题、材料、结构、语言五个方面认真推敲。

(1)观点是否正确。

修改文章要注意文稿的基本观点是否正确,是否符合辩证唯物XX。如有片面的、绝对化的内容务必要纠正。文中所提的要求、号召、措施等也必须符合X和XX的方针、政策、法令,否则必须修改。

(2)主题是否明确。

一篇公文在写作前就必须有十分明确的目的。要说明和解决什么问题,务必表述清楚。要想检验主题是否明确,首先看文稿是否抓住了重点问题,是否针对重点问题作出了明确的回答,全文是否句句段段都围绕这一重点问题展开。这是大问题,如果文稿中这方面有问题,一定要全面认真地改稿。其次要注意一篇公文只能有一个中心,不能多个中心并列在一起,什么问题都想一起解决,这样会令阅者不明所以,贻误主要问题的解决。因此,发现这样的问题要删去多余的,坚持只在主要问题上下功夫。最后要注意考虑所选材料是否能说明问题,如果材料与主题不符将大大减弱文章的说服力,因此所选材料要典型,否则就必须更换。有了重点问题,有了充分的能说明问题的材料,还要有充分的、科学的分析论证,使观点与材料融为一体,使材料、事例紧扣观点,充分论证,观点鲜明,有论有据。

(3)材料是否可靠。

公文中的材料必须确凿,材料与实际情况必须完全吻合。因为公文中的材料是观点赖以生存的关键因素,材料不实,观点就站不住脚,文稿也就全军覆没了。因此,文稿动笔前就必须审查材料的真实与否、确切程度,写完后还必须再三审核,否则文笔再精彩,公文也无法产生说服力和权威性。

(4)结构是否完整、清晰。

修改公文要注意公文格式是否正确、完整。对于各文种的不同特点掌握是否准确,并在文中恰当地体现出来。此外还要检查公文层次是否清楚;是否符合大多数人的思维习惯;段与段的联系是否紧密;首尾是否照应;过渡是否自然;有没有重复或与全文中心脱节之处,如有以上结构上的问题,必须逐一改正。

(5)语言是否准确、简练、流畅。

公文语言首先要准确,模棱两可的公文让人看了不知所从。因此,在修改时发现有概念含混不清,容易产生歧义的内容必须修改。公文中的数量词要准确,在语言运用上限制要明确。公文用语要得体,如修改时发现在各文种中出现与该文种口气、提法、感情色彩不适宜、不得体的措辞必须修改。公文语言要朴实,不赶时髦,不滥用修饰语,注意端正文风。在使用专用名词、时间、地点、人名、数字时要注意规范,不可以乱用简称。用到时间的表述务必用“xxxx年××月××日”“上午x点×分”“下午×点x分”或以每日24小时计写作“×日x点”的形式。

公文起草和修改技巧

6.修改方式

公文修改方式有调、删、增、换四种。

(1)调。即做一些结构、叙述、词序等方面的调整。

①结构调整。重新安排各层次、段落顺序,以切合文稿在逻辑和主旨上的表述需要。

②叙述调整。改变同一段文字的内在表达顺序,如结论前置、先分后总等,条理清楚地反映单位制文意图,吸引收文者注意,便于理解和办理。

③词序调整,使文句顺畅。

(2)删。即将不紧密的观点、未说明白的观点及可有可无的段、句、字删除。

①将与主旨无关或联系不紧密的分支观点删去,使中心突出。

②凡不具体、不确切、不足以说明观点的例证,虽能说明观点但平淡、一般、不典型、无XXXX性的例证,因使用过多“密不通风”而淹没观点的例证,皆在砍削之列,以使观点鲜明。

③删掉一切可有可无的段、句、字。

(3)增。增加推理、例证,作出交代。

①充实。观点、例证虽都正确但缺乏融汇、印证,要适当增加符合逻辑的推理、论述,使理由充分、坚实。

②丰润。对抽象议论过多的论点,要填补贴切的例证作为依据。③照应。对转折生硬之处增加过渡段、句、词,对须交代清楚的事项作必要说明,以免使读者感到突兀、迷惘。

(4)换。换也称改,是副、增方式的综合运用。

①主旨深化。对立意浮浅、含混不清的中心思想,通过深入挖掘或改换角度,使其集中鲜明。

②文意合并。将内容相近、语意重复的几段文字合并为一段。

③例证更换。将说不明白的例子删除,增补能说明问题的例证。

④语言润色。使语气得体合度,文字精练生动。