公文书面语体要求-公文写作用语的四点要求

公文书面语体要求-公文写作用语的四点要求

现代公文语体建立在书面白话语体的基础上,既具有与其他体裁用语的共性,又形成与一般文章不同的特点。

公文书面语体要求-公文写作用语的四点要求

1.词语

公文用语必须规范、凝练、概括、简洁、周严。

(1)公文写作应该以规范的书面白话为基础,一般不用口语、方言、但俗语表述。公文中的词语应概念清楚,有严格的限定;含义准确,约定俗成,如:凡、皆、审核、管辖、惩戒、事宜、量力而行、概不追究、统筹兼顾等词语,均无二义。对于多义词,则少用喻义、引申义,尽量采用其直接词义,使词义通晓,理解统一,不会使阅文人曲解、误会。

(2)公文中许多凝练词语是沿袭历代文言,具有特定含义,很难用同义白话替代,而且言简意赅,易为广大公文使用人员领会、理解、形成专门语。经过长期使用、淘汰、选择,已超于定型,使用位置也比较固定。例如:

开头词:近查、根据、兹因、遵照

称谓词语:本部、贵厂、该单位

请示词:拟请、恳请、特请

询问词语:当否、如无不妥、是否可行表态词语:业已颁发、存案备查、遵照执行、参照办理结尾词语:特此报告、为荷、为要、此布、此令

(3)公文中多用概括词语。从而使既定范围内的事物全部纳入。对专门领域,公文仅采纳其范围广泛但程度浅显的行业用语,以照应公文推动相关公务的用途和兼顾不同类型读者的需要。

(4)公文用语简洁,大量运用联合短语作主语或谓语、宾语,如,“积极会同工商、税务、审计、监察、公安等部门,对各类营业性组台(团)演出活动实行有效的监督、检查、管理”。公文中常用”的”字结构词组来省略所表述客观对象的中心词,以趋简要。

(5)公文为表述周严,大量使用介宾短语为定语、状语,从目的、范围、条件、依据、方式等方面加以修饰,来限定被表述的对象、动作,形成一种较为固定的表达方式。公文中常以名词作宾语,前缀“严禁”“严加"“禁止”“予以”“给予”“加以”等动词作谓语以构成短句,如“予以打击”“严禁走私”等。

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2.修辞

文书以实用为目的,主要表达方式是叙述、议论、说明,不要求抒情、描写,不追求语言的艺术化,不用或少用夸张、委婉、比拟、含蓄等积极修辞手段,为使语言明白、通畅、缜密,主要采用消极修辞。

消极修辞并不意味着不讲究辞章,不追求语言美,而是不凭借华丽辞藻,以质朴流畅的语言、明确的叙事表意,于平淡中见神采,显示精练美、平直美、朴实美。这比藻饰铺陈更见功力。因此说,“文章不难于巧,而难于拙,不难于曲,而难于直,不难于细,而难于粗,不难于华,而难于实"。

为增强文势,显示事理程度上的差异,也常适当运用排比、对偶、反复等修辞手法,但要在缜密、严谨上多下功夫。

3.语法

公文写作必须遵守语法规则,格式结构完整,必要的主、谓、宾语和附加成分完备,单、复句应分清,若违背语法规则,就会出现文理不通现象,影响对思想、内容的表达。公文行文讲究简练,但不能过于简单,任意压缩句子成分,而造成句子残缺不全、含义不明,更不能将两层意思混在一起,造成语意混乱。在句式结构齐备的前提下,应注意相关句子成分的搭配,特别是运用联合短语作句子成分时,并列谓语动词与同一宾语是否对应,在运用句群时,多组状语与单一动作是否和谐,多组定语与同一名词是否相称,等等。

公文句类主要使用陈述句和祈使句,用以直接、明确地表示:是什么,不是什么;是怎样,不是怎样;做什么,不做什么;应怎样做,不应怎样做。句型则多用主谓句,规章制度非针对特定收文的,也常使用无主句。为避免歧义,多用完整句,少用省略句,即使用省略句也是承上省略,以使语句含义不言自明。

公文书面语体要求-公文写作用语的四点要求

4.节奏

为增强公文的感染力,往往通过句式的长短来显示出节奏,以蓄文势。现行公文还运用多种标点符号,将并义排列,勿使错置;近义辨析,勿使纠缠;同义集中,勿使分离;反义区分,勿使混淆。公文的用语表达还应慎重。命令(令)、指令词措辞庄重、强硬,语气明确、肯定,斩钉截铁,不可更易。指示、计划等应有伸缩性,一般不用绝对肯定的语气,为下级灵活执行留有余地。决定、决议、发言、讲话、讲演词要鲜明犀利。批复、批示、批转或转发通知则明确、稳健。请示、报告、总结、调查报告可适当增饰词采,以求生动活泼。布告、公告、通告则要求明白晓畅、通俗易懂。章则条规、契约、条据则要求措辞精确、语意缜密、无懈可击。