公文的布局要求与表达方式技巧

公文的布局要求与表达方式技巧

公文的布局技巧和要求

一、公文的布局技巧和要求

公文的布局,就是搭好文章的结构架子,即遵循一定的逻辑,有规则、有次序地依据文章主题的需要,对材料加以排列组合,使文章成为一个有机的整体。

公文布局的基本要求之一是严谨。严谨是指公文结构要使材料之间缜密、周严、纲目清晰、逻辑性强,令人感到材料的组织严丝合缝。

基本要求之二是完整。完整是指构成文章的各个局部结合得完美统一,而且各个局部相应齐备,没有残缺。要使文章有头、有尾、有起、有承、有转、有合,开头有交代,结尾有照应说明。

基本要求之三是匀称。要使文章疏密相间,详略得当。将主体文字置于中间,分多层、多段展开,详细论述,谓之密笔;而把目的、意义、希望、要求等放在开头或结尾,作为单段,概要简述,谓之疏笔。切忌将中心内容压在一头,一团乱麻,令人感到压抑,难以读懂。

基本要求之四是连贯。连贯是指文章的各部分在内容脉络上要相互贯通、协调一致,语言上要注意过渡,衔接紧密、自然,文中不能出现互不相干或自相矛盾的现象。公文的布局一般使用以下五种方式。

1.分列小标题式

全文分若干段,依每段内容归纳出一个小标题。通常指示性通知、调查报告、决定、简报、通报等都经常用这种形式。例如,XXX同志的《中国的红色XX为什么能够存在?》就是分列小标题写的。

2.分块式

全文分成几大块,每一块独立成章,块中可有自然段,每块前面正中加(一)、(二)、(三)等序号。通常调查报告、工作总结、会议纪要等采用分块式。如《一九九。年经济特区工作会议纪要》就采用分块式,全文分四大块。

3.并列式

并列式是指在公文开头以简要的语句开宗明义之后,正文部分是若干并列的句子,有的句与句押韵,以诗歌、顺口溜的形式表述。通常守则常用这一形式。

4.章、条、款分列式

这种形式是把全文分成几章,章下分条,条中有款,条目清晰,款项明了。通常章程、规定、规则、办法、细则等法规性公文采用此方式者居多,如《中国XXXXX章程》。

5.转发、转述式

用批转、转发、转述的方式,把上下级或平级的有关公文转印给下级单位,一般在文首以“现将xx转发给你们,望遵照执行”形式以文载文。通常批转性通知、转发性通知、简报等都采用这种形式。

公文的表达方式技巧

二、公文的表达方式技巧

1.公文运用表达方式的含义

公文既要记述概要、叙述清楚,又要议论发挥、剖析义理,还要说明措施、提出要求。因此,公文的表达方式是以叙述为基础、议论为手段、说明为目的,三者综合运用。

由于公文的内容制约了表达方式的采用,因此当公文的主要内容不一样时,其表达方式就各有侧重。具体来讲,以反映情况为主要内容的公文,表达方式侧重于叙述;以阐明道理为主要内容的公文,表达方式侧重于议论;以提出要求为主要内容的公文,表达方式侧重于说明。

2.公文运用表达方式的作用

与记叙文的表达方式相比较,公文中的叙述带有显著的概括性。

公文中叙述事物,不像记叙文的断面特写、细节刻画、气氛渲染,而是直述本质、明确无误。公文中叙述事件,不像记叙文那样详写事情发展变化的具体过程,描绘复杂、曲折的生动情节,而是概括反映全貌,明白叙说梗概。公文中表述情感,不如记叙文奔放或细腻,而是庄重、鲜明。

与议论文的表达方式相比较,公文中的议论带有直接的目的性。

任何议论都是为了得出相应的结论,证实某一问题,都带有目的性。但议论文(如社论、评论、学术论文)旨在影响读者,并非针对某一具体事项提出要求,所以带有泛论的属性。而公文中的论述是为解决实际工作中的某一问题、围绕既定要求而发,不允许偏离目的,旁及与要求无关的内容,更不得放言空论。

说明,是公文的主要表达方式,每篇公文中都有完整的说明文字。但就总体而论,公文综合运用了这三种表达方式,所以它不同于说明。