公文格式、特点、分类、作用

公文格式、特点、分类、作用

 

一、公文的标准定义

公文是实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书,是传达贯彻X和XX的方针政策,公布法规和规章,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告、通报和交流情况等的重要工具。

公文格式、特点、分类、作用

二、公文的一般格式

XX规范办公的公文,具有特定的格式,保证了公文的权威性、完整性、科学性和效率性。公文基本上由两部分组成,即基本部分和附加标记部分。基本部分包括标题、受文单位、正文、附件、发文单位、发文日期等。附加标记部分包括文件版头、发文字号、机密等级、紧急程度、附注等。

1.标题

公文标题一般要标明发文XX、事由和文种三要素,如《中其XX、XXX关于抗震救灾紧急指示》;也有只用发文XX和文种做标题的,如《北京市XXXX公告》;还有用事由和文种做标题的,如《关于任命xxx为市委办公室主任的决定》;为了引人注目,也有只用文种做标题的,如《通知》《公告》等。

2.受文单位

公文的受文单位分为主送单位和抄报、抄送单位三种。主送单位就是公文的接受者、主办者,负责贯彻或研究答复公文内容的单位。主送单位名称在标题下一行顶格写,后面加冒号。需要同时上报的单位称抄报单位,需要同时送达的平行不相隶属的单位或下级单位称抄送单位。抄报、抄送单位名称写在公文末页下端,通常用两条横线上下隔开。

3.正文

公文的正文一般分为三部分。

第一部分是开头,称引据部分,简要说明发文的原因和依据。第二部分是主体,是公文主体部分,要求重点突出,条理清楚。第三部分是结语,简要提出要求和希望。一般根据上行、下行、平行的不同文种,采用不同的结语。如“是否妥当,请予指示”“此令”“特此函复”等。

4.附件

公文的附件是随公文一起发出的文件或材料。一般分两类:一类是对公文的补充、说明或证实的文字材料、图表、凭据等;另一类是随文颁发的规章制度、办法、规定,以及向上级XX报送或向下级XX“批转、批发”的文件。附件是附在正件之后的,一般在附件的正文前另起一行写上“附件”二字。

5.发文单位、发文日期

公文的发文单位应使用全称,如“北京市XXXX”,或规范化的简称,如“中共XX”,写在正文下边偏右处,印有文件版头的公文发文单位可以不写,只在发文日期中间加盖公章。

发文日期要写明年、月、日全称。

6.文件版头、发文字号

正式公文一般都印有版头,即在文件开头正中印有发文单位的名称和公文种类,如“辽宁省XXXX文件”,用大字体标写,通常套红,以示庄重。

发文号标在文件头下方正中处,如“中发[2014]×号”,发文号下方用一条红色横线与正文区分。

7.机密等级、紧急程度

按照中共XX保密XX会规定,涉及X和XX机密的公文,应根据内容确定机密等级,在标题右下方标明“秘密”“机密”“绝密”等字样。

根据公文办理和送达时间的要求,确定公文紧急程度,在标题左上方标明“急”或“特急”等字样。

公文格式、特点、分类、作用

三、公文的特点

公文和其他实用文体比较,具有以下五个明显的特点。

1.鲜明的XX性和高度的思想性

公文是XX各级XXXX、各企事业、各组织机构的指挥意图、行动意图的系统记录,直接反映XXXX、单位、组织的XX意向和根本利益。因此,公文的XX性质取决于XX的XX性质。我国是XX民主专政的社会XXXX,我国公文有鲜明的XX性和高度的思想性,集中体现在为广大XX群众的根本利益服务、为发展社会XX事业服务、为提高工作效率服务上。

2.法定的作者

公文体现着XX及各级组织、单位的管理职能,因此必须由法定的作者在法定范围内行使职权时制定和颁发。所谓法定作者,是指依法成立并能以自己的名义行使XX和担负义务的组织,各级XXXX、社会团体、企事业单位都是合法存在的法定作者。

3.法定的权威性和XX约束力

公文是法定作者在法定范围内行使职权而制定和发布的,XXXX着制发XX的法定权威,因此,公文,特别是下行公文,就更具有法定的权威性,有着XX领导和XX指挥的作用。公文的这一特点,是任何其他文字材料都不具备的。尊重公文的权威性,承认它的XX约束力,是保证X和XX及各级组织和单位的方针、政策、规章制度、计划等得以顺利贯彻执行的重要前提。

4.特定的格式

公文是XX及各级组织、单位发挥管理职能的书面工具,XX规定了统一的公文格式及严格的行文规范,写作中要注意格式规范,不能随心所欲。

5.广泛使用性

与其他实用文相比,公文没有专业特性,因此不分行业和地区,所有XX、团体、单位都能使用,也都要使用,是目前使用范围最广的一类文体。

公文格式、特点、分类、作用

四、公文的分类

公文是XXXX、企事业单位、XX团体处理XX公务往来的文书。公文是应用文中最重要而用途最广泛的文体。

公文分类的方式很多。一般可按以下五个方面进行分类。

1.按公文的性质分类

公文有X内公文、XX公文、社会团体公文及各企事业单位公文

2.按公文的来源分类

公文可分收文和发文两类。收文是其他XX发送到本XX来的文件。如上级XX发来的指示、通知;下级XX报送的报告、请示等。发文是由本XX制发的文件。一部分是发送给需要用它进行工作联系的其他XX,另一部分是下发给本XX内部使用的文件。

3.按公文的行文方向分类

公文可分为上行文、下行文和平行文。上行文是指下级XX向它所隶属的上级领导XX发送的文件,例如请示、报告等。下行文是指领导XX对下属XX的发文,例如指示、决定、决议、通报等。平行文是指同级XX或不相隶属的XX(没有领导或业务指导关系的XX)之间的来往文件,例如公函。

4.按公文发送与处理的时间要求分类

公文有特急件、急件、平件三类。特急件是指内容特别紧急,必须随时优先迅速传递待处理和已处理的文件。急件是指内容紧急,必须打破工作常规优先迅速传递处理的文件。平件是指无特殊的时间要求,可按工作常规传递处理的文件。

5.按公文内容的机密程度分类

公文可分为绝密公文、机密公文、秘密公文和普通公文。绝密公文是指含有最重要的XX秘密,泄露会使XX的安全和利益遭受特别严重损害的公文。机密公文是指含有重要的XX秘密,泄露会使XX的安全和利益遭受严重损害的公文。秘密公文是指含有一般的XX秘密,泄露会使XX的安全和利益遭受损害的公文。普通公文是指可以向XX群众公开发布或在XX组织内部使用的公文。划分公文的秘密等级要准确,划分过宽,容易失密;划分过严,会妨碍工作的开展。

公文格式、特点、分类、作用

五、公文的作用

1.领导和指导的作用

公文的内容反映XXXX或企事业、单位组织工作的意图,所以具有领导和指导工作的作用。在传达贯彻X和XX的方针政策、发布XX法规和规章方面、统一上下级思想及行动方面,通过公文来进行上传下达。各级组织可以认真领会上级组织的精神意图并按照这一精神意图进行工作、开展活动。公文本身就体现了上级对下级的领导和指导作用。

2.宣传和教育的作用

公文既是推动工作的工具,也是向广大干部群众进行宣传教育,使他们提高认识、统一思想的武器。所以公文虽然与报纸、图书上的宣传教育材料不同,但也具有一定的宣传教育作用。特别是一些纲领性文件、重大政策性文件和XX领导同志的批示、指示及各级组织的决定,其宣传教育作用十分明显。

3.联系和关照的作用

XX机器包括了XX各级XX。企事业单位、各团体有各自的系统。各系统XX有各自相应的权限范围,要保持XX机器、企事业单位、各团体正常运转,就需要各系统之间有互相配合、互相促进的关系。这种互相之间的关系,包括上下级XX之间的纵向联系,也包括各同级XX之间的横向联系。这种联系的纽带之一,就是公文。与联系作用紧密相关的是知照作用,即公文是为了把有关事项通知、关照对方,使之了解情况。使XX之间得以保持联系、互通信息,从而有秩序地开展工作。

4.依据和凭证的作用

公文反映了制发XX的意志、愿望和要求,收文XX要贯彻落实这一意图,就必须以公文来作为依据,根据公文的内容要求开展工作、处理问题。一方面,上级XX所发的公文对下级XX来说,无疑都是工作依据。另一方面,下级XX所发的公文,如请示、报告等,对上级XX来说,同样也有依据作用。上级XX就是根据这些上行的公文来了解下情,作为制定正确决策的参考依据,或作为针对性答复问题、指导具体工作的凭证。

5.规范和制约的作用

公文作为管理XX的重要工具,其权威性和法定性赋予了它以规范和制约社会行为和公民活动的作用。正所谓“国有国法,家有家规”。公文中有许多法规、命令、条例、告示、公告等,不仅规范和制约着XX单位工作人员的行为活动,甚至直接规范和制约着人们日常生活中的行为活动。例如,《北京市XXXX关于禁止春节期间在市区燃放烟花爆竹的规定》一经发布,便具有法律效力,任何人都不得违反。又如,一些在公共场所不准乱扔垃圾的公告和规定等,也具有制约人们某一方面的作用,同时它们也是保证社会秩序稳定的武器之一。