函的写作格式与特点类型

函的写作格式与特点类型

一、公文函的定义

函是一种平行文,不能用于上下级XX,它适用于不相隶属XX之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

函的写作格式

二、函的写作格式

函的类别较多,从制作格式到内容表述均有一定的灵活性。但是总的来说,函的主要结构是由标题、主送XX、正文、署名、成文日期等要素组成。

★标题:一般有两种形式。一种是由发文XX、事由、文种构成;另一种是省略发文XX,直接由事由、文种构成。

★主送XX:即受文并办理来函事项的XX单位,其写法与其他公文一致,顶格写明全称或者规范化简称,其后用冒号。

★正文:函的正文一般是由开头、主体、结尾、结语4部分组成。开头主要说明发函原由、目的、根据等内容,然后用“现将有关问题说明如下:”或“现将有关事项函复如下:”等过渡语转入下文。复函的原由部分,一般首先引叙来文的标题、发文字号,然后再交代根据,以说明发文的原由;主体是函的核心内容部分,主要说明致函事项,应当用简洁得体的语言叙述内容;结尾一般用礼貌性语言向对方提出希望,或请对方协助解决某一问题,或请对方及时复函,或请对方提出意见或请主管部门批准等;结语根据函的不同类型有不同选择,如“特此函询(商)”“请即复函”“特此函告”“特此函复”等。有的函也可以不用结束语,可以像普通信件一样,使用“此致"“敬礼”收尾。

★署名:署上XX单位名称。

★成文日期:在署名下方写明成文日期。

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发函与复函

按发文目的的不同,函可以分为发函和复函两种。发函即主动提出公务事项所发出的函。复函则是为回复对方所发出的函。从写法上来看,发函是主动的,一般包括原由、事项和结尾3个部分;复函是被动的,用于答复商洽、询问的问题或批准有关单位的请求事项。

函的写作格式

三、函的适用范围

函作为公文中唯一的一种平行文种,其适用的范围相当广泛,它不仅可以在平行XX之间行文,也可以在不相隶属的XX(包括上级XX或者下级XX)之间行文。从内容上看,函的使用范围如下。

★用于不相隶属XX相互商洽工作、询问和答复问题。

★向有关主管部门请求批准事项。

★向上级XX询问具体事项。

★上级XX答复下级XX的询问或请求批准事项。

★上级XX催办下级XX有关事宜。

★上级XX对某件原发文件作较小幅度的补充或更正。

函的特点与类型

四、函的特点与类型

1.函的特点

函具有以下一些特点。

★平等性和沟通性:函用于不相隶属XX之间互相商洽工作、询问和答复问题,这体现了平等沟通的关系,是其他上行文和下行文所不具备的特点。即使是向有关主管部门请求批准,在双方不是隶属关系的时候,也不能使用请示和批复,只能用函,并且姿态、措辞、口气也跟请示和批复大不相同,也要体现平等性和沟通性的特点。★灵活性和广泛性:函对发文XX的资格要求很宽松,高层XX、基层单位、XXXX、社会团体、企事业单位均可发函。函的内容和格式也比较灵活,而且不限于平行行文,所以运用十分广泛。

★单一性和实用性:函的内容必须单一,一份函只能写一件事项。函不需要在原则、意义上进行过多的阐述,强调实用。

2.函的类型

函的分类方法很多。从函所起的作用来看,可将函分为以下5种类型。

★告知函:把某一事项、活动函告对方,或邀请对方参加会议等某种活动。这种函的作用和内容类似通知,只是由于双方不是上下级和业务指导关系,使用“通知”行文不妥,故应该用“函"。

★商洽函:主要用于请求协助、支持、商洽解决办理某一问题。如干部商调函、联系参观学习函、要求赔偿函等。

★询问函:主要用于询问某一事项、征求意见、催交货物等。

★答复函:答复不相隶属XX询问相关方针、政策等问题而不能用批复时使用。

★请批函:向有关XX、部门请求批准时使用。如果是下级XX向上级XX请求批准,只能用请示,而不能用函。

函的写作注意事项

五、函的写作注意事项

函的写作,首先要注意行文简洁明确,用语把握分寸。无论是平行XX还是不相隶属XX的行文,都要注意语气平和有礼,不要倚势压人或强人所难,也不必逢迎恭维、曲意客套。其次,函也有时效性的特点,特别是复函更应该迅速、及时,应当像对待其他公文一样,及时处理函件,以保证公务等活动的正常进行。

总体来看,函的写法应当注意以下几点。

(1)要严格按照公文的格式写“函"。

(2)函的内容必须单一、集中,即一个函件以讲清一个问题或一件事情为宜。

(3)函的内容必须真实、准确。

(4)函的写法以陈述为主,只要把商洽的工作,询问和答复的问题,向有关主管部门请求批准的事宜写清楚即可。

(5)发函是商洽工作,或询问问题,或请求批准。因此,发函的语言要求朴实,语气要恳切,态度要谦逊。