公文的写作流程是什么?

公文的写作流程是什么?

公文的种类很多,但可以大致将其整个写作流程划分为三大阶段,即准备阶段、写作阶段和校验阶段。准备阶段又分为主题的明确和材料的搜集;写作阶段又分为框架的创建和内容的写作。下面依次介绍。

公文的写作流程

一、明确主题

明确发文的主题,即弄清楚这份公文想要达到什么目的。主题的形成大致有3种情况。

(1)主题在成文前确定,这就是所谓的“主题先行”,这也是公文有别于其他文体的主要特征之一。根据领导意图、上级有关精神,或有关文件、政策等规定要求,预先确定一个主题,再围绕它组织材料,实施写作。因此公文的主题不是通过提炼产生的,而是预先确定的。

(2)有时在领会精神后,确立的只是一个临时的主题,当围绕该主题进行调研后,通过对得到的材料进行分析、归纳,而后产生的结论才是主题。

(3)如果调研后对原先确定的主题进行了修改,那么需重新确定主题。实际上这三种主题的产生情况是相辅相成的,综合运用才能确定出最好的主题。

明确主题后,为了更好地搜集材料和着手写作,我们还应该思考此公文应该选择哪个文种、受文对象和范围、主要写作的内容等,具体如下。

(1)选择文种。如果是上行文,应该用报告还是请示?如果写报告,应该写专题报告还是综合报告?如果写请示,应该写请求批准的请示,还是请求指示的请示?如果是下行文,应该用针对下级XX的请示、意见被动式行文,还是发现普遍存在问题主动发文?如果是写批复,应该写指示性批复,还是批准性批复…….诸如此类,因此文种的选择是首先就应该确定的。

(2)弄清公文发送的对象和范围,这主要是思考公文拟制后,是向上级领导汇报,还是向下级XX指导工作,是给领导和XX人员阅读,还是向全体干部或XX群众传达某种精神等。弄清了发文对象和范围,也可以进一步确定文种的选择是否正确。

(3)公文的主要内容写什么。如果是报告,就要思考汇报什么内容,或反映什么情况;如果是请示、意见,则需要思考要上级审批什么、指示什么、解决什么问题;如果是通知,则需要思考是安排任务,还是传达精神等。

公文的写作流程

二、搜集材料

发文的目的和主题确定后,要围绕主题搜集材料,进行一定的调研工作。搜集材料和调研是一个充分酝酿和构思的过程,通过掌握与分析大量材料,可以更加透彻地理解公文的主题。这里所说的搜集材料,针对的是工作计划、调查报告等内容较复杂的公文,而不是通知、请示、公告等公文,虽然这类公文也需要搜集材料,但过程比较简单,也不存在酝酿和分析。

假设需要搜集部门年度工作报告的材料,就可以从以下几方面着

(1)XX的有关方针政策。

(2)上级的有关精神、要求和布置的任务。

(3)本部门去年工作报告和本年度工作计划。

(4)上级XX下达的工作计划。

(5)本部门一年来制发的主要公文;下级XX单位报送的工作报告、统计报表,有关重要会议文件,本XX大事记等。

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搜集材料包括搜集直接材料和间接材料两种,如拟制调查报告,搜集的直接材料就可能有调查的结果、调查对象的信息等;间接材料则包括与调查相关的人事安排等。总之,搜集材料应该全面、细致,但不能滥充数,这样会影响公文写作的质量和效率。

公文的写作流程

三、创建框架

创建框架就是指拟制公文的提纲,安排公文的结构。简短的文件不需要拟制提纲,可以直接写作。但对于篇幅较长的公文而言,应当拟制一个写作提纲,这样可以更熟悉公文的结构,有利于顺利进行写作,避免半路返工。

拟制提纲前,可以思考先写什么,再写什么,内容一共分几段、分几层等。篇幅长的、非常重要的文件,需拟出较详细的提纲,如正文分为几个部分,每部分讲哪些问题,各个问题的要点是什么等。重要的领导指导性公文,拟出提纲后还要反复讨论修改补充,保证后期写作时不会跑题偏题。

 

四、着手内容

着手内容就是公文的起草,这个过程一是要注意观点鲜明,观点和材料结合得要好,观点和材料结合得好,才能符合准确性、鲜明性、生动性的要求;二是文字要简练,交代的问题要清楚。例如,只有观点而没有材料,受文对象就很难理解观点,或者理解观点后,不知道怎么学习、怎么贯彻等;只有材料而没有观点,则不知道应该学习和贯彻的内容。

 

五、检查校验

公文拟定后,一定要反复阅读,耐心地仔细地逐字逐句检查修改,连每个标点符号也不能马虎。修改可提高文件质量,也为领导审核签发这份文件打下良好基础。好的文章都是反复修改出来的,公文更是如此,如删去可有可无的语句和段落,修改表述不清的语句,使观点更鲜明,推敲词句,调整结构,使表达更加准确得当。

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