公文版头格式-公文版头要素有哪些

公文版头格式-公文版头要素有哪些

公文的版头包括六大要素,分别是份号、密级和保密期限、紧急程度、发文XX标志、发文字号、签发人。图2-1所示为一则标准的公文版头格式。

公文版头格式

图2-1公文版头格式

 

一、份号

份号是指公文印制份数的顺序号,一般用6位3号阿拉伯数字表示,标注在首页版心左上角第一行,如上图所示的“000001”,常用黑体。如印制了10份,则每份公文的份号分别为“000001-000010°这10个序列数字。

需要注意的是,一般公文不要求标注份号,涉密公文,即绝密、机密、秘密三类公文则需要标注份号。另外,“办法”类公文一般只要求绝密、机密级别标注份号。

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份号与字号的区别

份号与字号均是公文中的要素,但二者并不是同一概念。主要区别有以下几点:(1)内涵不同;(2)标识范围不同;(3)标识位置不同:(4)标识方法不同。

 

二、密级和保密期限

涉密公文必须标注秘密等级,即绝密、机密、秘密三类,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角第二行;保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。秘密等级和保密期限两者之间用“*”隔开,如"绝密*30年”“机密*20年”“秘密*10年"。如图2-2所示。

密级和保密期限的标注方法

图2-2密级和保密期限的标注方法

如果没有保密期限,则应按照XX保密期限的规定上限进行处理。《XXXXXXX保密法》规定:“确定XX秘密的密级,应当遵守定密权限。XXXXXX、省级XX及其授权的XX、单位可以确定绝密级、机密级和秘密级XX秘密;设区的市、自治州一级的XX及其授权的XX、单位可以确定机密级和秘密级XX秘密。县级XX、单位不再拥有定密权。”

 

三、紧急程度

紧急公文需要标注紧急程度,即“特急”或“加急”,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角,紧急程度两个汉字之间空出一个汉字。

当公文上需要同时标注份号、密级和保密期限,以及紧急程度这三大要素时,应该按照从上到下的顺序,依次编排份号、密级和保密期限、紧急程度。

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简述公文的紧急程度

从XX公文处理的具体实践来看,紧急公文一般都以电报的形式发送,使用红头文件发送的情况较少,因而红头文件一般不标注紧急程度。个别文件确实需标注紧急程度时才编排在公文之上,注意两字之间空一个汉字的间距。

 

四、发文XX标志

发文XX标志由发文XX的全称或者规范化简称加“文件”二字组成,也可以直接使用发文XX全称或者规范化简称,而不用加上“文件”二字。如“中国XXXXXxx市XX会文件”或“中国XXXXXxx市XX会”。

就字体格式而言,发文XX标志应该居中排布,文字的上边缘与版心上边缘的距离约为35mm,一般使用小标宋体字,颜色为红色,使得发文XX标志更加醒目、美观和庄重。

如图2-3所示。

发文XX标志距版心上边缘的距离

图2-3发文XX标志距版心上边缘的距离

写作技巧

民族自治地方的公文,其发文XX标志可并用少数民族的文字和汉字印刷,但要注意的是,少数民族的文字应当排在汉字的上方。

如果是联合行文,则发文XX名称有以下规定。

(1)需要同时标注联署发文XX名称时,一般应将主办XX名称排列在最前面,如图2-4所示。

公文版头格式-公文版头要素有哪些

图2-4联合行文无“文件”的发文XX

(2)需要标注“文件”二字时,应将该“文件”二字放置在发文XX名称右侧,以联署发文XX名称为准上下居中排布,如图2-5所示。

联合行文有“文件”的发文XX

图2-5联合行文有“文件”的发文XX

专家点拨

如果发文XX标志的内容过长,需要换行显示时,应在语句合理处进行切换,保证语句连贯,阅读时不会产生误解或歧义。

 

五、发文字号

发文字号编排在发文XX标志下空两行的位置,同样居中排布,它主要由发文XX代字、年份和发文顺序号3个部分组成。

★发文XX代字:发文XX的代字由发文XX自行拟定,固定使用,不能经常更改。其构成方式一般为“地名代字+XX代字+分类代字”。如XXX办公厅发出的函件,其发文代字为“国办函”,又如济南市人力资源和社会保障局发出的文件,其发文代字为“济人社发”。

★年份:发文字号中的年份应标注为全称,用六角括号“[]"括起来,不用加“年”字,如"[2016]"。

★发文顺序号:发文顺序号不加“第”字不编虚位,如“1”应标注“1”,而不能标注为“01”,并需要在阿拉伯数字后加“号”字,如图2-6所示。

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浅谈发文字号规范化

正确使用发文字号,也是公文规范化写作的一个方面。建议扫描右侧的二维码,在网页中查看其他专业人士对发文字号规范化的说明,对使用好发文字号会有很大帮助。

发文字号的标注格式

图2-6发文字号的标注格式

 

六、签发人

签发人就是签发文件的人,是XX的领导人,一般为单位的正职或主要领导授权人。公文如果是上行文,则需要标注签发人,由“签发人”三字加全角冒号(占1个汉字宽度)和签发人姓名组成。“签发人”三字用3号仿宋字体,签发人姓名用3号楷体字体,居右空一字,并编排在发文XX标志下空两行的位置。此时发文字号则居左空一字标注,如图2-7所示。

上行文的签发人标注格式

图2-7上行文的签发人标注格式

专家点拨

在发文字号下方4mm处应添加一条与版心宽度相同的红色分隔线,分隔线粗细大致在1磅左右(约等于0.35mm的高度),这是公文的第一条分隔线。

依次均匀编排,一般每行排两个姓名,换行时与上一行第一个签发人姓名对齐。此时发文字号同样应该居左空一字标注,但需要与最后一个签发人姓名处在同一行,如图2-8所示。

具有多个签发人的标注格式

图2-8具有多个签发人的标注格式